የሰነድ አያያዝ እና አወጋገድ ሥርዓትን ማዘመን፡ ለዘላቂ ስኬት ቁልፍ ምክረ ሐሳቦች

የሰነድ መራጭ ግብረ ኃይል ለሰነድ መራጭ ኮሚቴ ያቀረበው ዝርዝር የሰነድ አያያዝ እና አወጋገድ ምክረ ሐሳብ።

ቁልፍ ግንዛቤዎችና ዋና ዋና ነጥቦች

የሕግ ተገዢነት ማረጋገጥ፦ የሰነድ አያያዝ ፖሊሲዎች ከሀገራዊ እና ዓለም አቀፋዊ የሕግና የቁጥጥር ማዕቀፎች ጋር የተጣጣሙ መሆን አለባቸው፤ በተለይም የኢትዮጵያ የግብር አስተዳደር አዋጅ እና የብሔራዊ ባንክ መመሪያዎችን ማክበር ወሳኝ ነው።
የሥጋት ቅነሳ፦ முறையான የሰነድ አወጋገድ ሥርዓት መዘርጋት ከመረጃ መጥፋት፣ ከሕገ-ወጥ ጥፋት፣ ከደኅንነት ጥሰቶች እና ከከፍተኛ የገንዘብ ቅጣቶች ጋር ተያያዥ ሥጋቶችን በእጅጉ ይቀንሳል።
የሥራ ቅልጥፍናና ወጪ ቁጠባ፦ የማያስፈልጉ ሰነዶችን በተገቢው ጊዜና መንገድ ማስወገድ የሥራ ቅልጥፍናን ያሳድጋል፣ የማከማቻ ቦታንና ተያያዥ ወጪዎችን ይቀንሳል፣ እንዲሁም አስፈላጊ መረጃዎችን በቀላሉ ለማግኘት ይረዳል።

1. መግቢያ

ይህ ምክረ ሐሳብ የሰነድ መራጭ ግብረ ኃይል ለሰነድ መራጭ ኮሚቴው ስለ ሰነድ አያያዝ፣ ማቆየት እና አወጋገድ ሥርዓት የቀረበ ነው። በዛሬው የንግድ ዓለም ውስጥ መረጃ ወሳኝ ሀብት ሲሆን፣ የሰነድ አያያዝ የድርጅቶችን አስፈላጊ እና ሚስጥራዊ መረጃዎች በጊዜ ሂደት የማከማቸት፣ የመንከባከብ እና የማስቀመጥ ሂደት ነው። ለህጋዊ፣ ለቁጥጥር እና ለንግድ ፍላጎቶች ሰነዶችን በተገቢው ጊዜ ማቆየትና በአግባቡ ማስወገድ ወሳኝ ነው። ይህ ምክረ ሐሳብ ኮሚቴው በአርካይቭ የማይያዙ ሰነዶችን የማስወገድ ሂደትን በተመለከተ በመረጃ ላይ የተመሰረተ ውሳኔ እንዲያሳልፍ ለማገዝ ተዘጋጅቷል። የሰነድ አወጋገድ ጉዳይ በተለይ ለባንክ ተቋማት የደንበኞችን መረጃ ከመጠበቅ እና ከህግ ተጠያቂነት አንፃር ከፍተኛ ትኩረት የሚሻ ጉዳይ ነው።

ሥርዓት አልበኝነት የታየበት የሰነድ ማከማቻ ቦታ፤ የተሻለ የሰነድ አያያዝ ሥርዓት አስፈላጊነትን ያሳያል።

2. ዓላማ

የዚህ ምክረ ሐሳብ ዋና ዋና ዓላማዎች

የዚህ ምክረ ሐሳብ ዋና ዓላማ የሰነድ መራጭ ኮሚቴው በአርካይቭ የማይያዙ ሰነዶችን የማስወገድ ሂደትን በተመለከተ ግልጽ፣ ውጤታማ እና ከህግ ጋር የተጣጣመ ውሳኔ እንዲያሳልፍ የሚያስችል መመሪያና ትንታኔ ማቅረብ ነው። ዝርዝር ዓላማዎቹ የሚከተሉትን ያካትታሉ፦

ለሰነድ አያያዝ፣ ማቆየት እና አወጋገድ ግልጽ የሆነ መመሪያና የአሠራር ሥርዓት እንዲዘረጋ መሠረት መጣል፡፡
ድርጅቱ/ባንኩ ከሀገር ውስጥና ከዓለም አቀፍ የሕግና የቁጥጥር ማዕቀፎች ጋር የተጣጣመ የሰነድ አያያዝ ፖሊሲ እንዲኖረው ማረጋገጥ፡፡
ከሰነድ አያያዝ ጋር ተያይዘው ሊመጡ የሚችሉ ሥጋቶችን (ለምሳሌ፦ የውሂብ መጥፋት፣ ሕገ-ወጥ የሰነድ ጥፋት፣ የደኅንነት ጥሰቶች) መለየትና ለመቀነስ የሚያስችሉ ስልቶችን መጠቆም፡፡
የማያስፈልጉ ሰነዶችን በአግባቡ በማስወገድ የማከማቻ ወጪን መቀነስና የሥራ ቅልጥፍናን ማሳደግ፡፡
የሰነዶችን አስፈላጊነትና ይዘት በመገምገም ለምን ያህል ጊዜ መቀመጥ እንዳለባቸውና እንዴት መወገድ እንዳለባቸው አቅጣጫ ማስቀመጥ፡፡
የደንበኞችን መረጃ ደኅንነትና ምስጢራዊነት መጠበቅ፡፡

3. ትንታኔዎች

ይህ ክፍል የሰነድ አወጋገድን በተመለከተ ዝርዝር ትንታኔዎችን ያቀርባል። እነዚህ ትንታኔዎች ኮሚቴው በመረጃ ላይ የተመሰረተ ውሳኔ እንዲሰጥ ያግዛሉ።

3.1. የሕግ እና የቁጥጥር ማዕቀፎች

ሀገር በቀል እና ዓለም አቀፋዊ የሕግ ማዕቀፎች

የሰነድ ማቆየት ፖሊሲዎች አስገዳጅ የሆኑ እና ለተለያዩ የድርጅት አይነቶች ወሳኝ የሆኑ የህግ መስፈርቶችን ያካትታሉ። በተለይም ለገንዘብ ተቋማት እነዚህ ሕጎች ጥብቅ ናቸው።

የኢትዮጵያ የግብር አስተዳደር አዋጅ፦ ይህ አዋጅ ታክስ ከፋዮች ሰነዶችን ለተወሰነ ጊዜ እንዲይዙ ያስገድዳል። ብዙውን ጊዜ፣ በኢትዮጵያ ንግድ ሕግ (CCE) በተገለጸው የመዝገብ መያዣ ጊዜ ወይም ለግብር ጊዜው የታክስ መግለጫ ከቀረበበት ቀን ጀምሮ አምስት ዓመት ለሚበልጠው ጊዜ ሰነዶች መቀመጥ አለባቸው።
የኢትዮጵያ ብሔራዊ ባንክ መመሪያዎች፦ የኢትዮጵያ ብሔራዊ ባንክ የራሱ የሆነ የመረጃ ማቆየት ፖሊሲ ያለው ሲሆን፣ ይህም በባንኩ ቁጥጥር ሥር ያሉ ተቋማት ሰነዶችን እና የኤሌክትሮኒክ ፋይሎችን የማቆየት እና የማስወገድ መመሪያዎችን እንዲከተሉ ይጠይቃል።
ዓለም አቀፍ መመሪያዎች፦ እንደ GDPR (General Data Protection Regulation) ያሉ ዓለም አቀፍ የውሂብ ጥበቃ ሕጎች፣ በተለይ ድርጅቱ ዓለም አቀፍ ግንኙነት ካለው ግምት ውስጥ መግባት አለባቸው። እነዚህ ሕጎች የሰነዶችን የማቆያ ጊዜ እና የአወጋገድ ሥርዓት ላይ ተጽዕኖ ሊያሳድሩ ይችላሉ።
ሌሎች አግባብነት ያላቸው ሕጎች፦ የገንዘብ አስመስሎ መሥራትን እና የአሸባሪዎች የገንዘብ ድጋፍ መከላከል ሕግጋትም የገንዘብ ነክ መዝገቦችን የማቆየት ግዴታን ሊጥሉ ይችላሉ።

እነዚህን የሕግና የቁጥጥር ማዕቀፎች ማክበር ድርጅቱን/ባንኩን ከሕግ ተጠያቂነት፣ ከቅጣትና ከስም ማጥፋት ይታደጋል።

3.2. የሥጋቶች ትንተና (Risk Analysis)

ሊያጋጥሙ የሚችሉ ሥጋቶች እና የመከላከያ እርምጃዎች

የሰነድ አያያዝና አወጋገድ ሥርዓት በአግባቡ ካልተተገበረ የተለያዩ ሥጋቶችን ሊያስከትል ይችላል። የሥጋት ትንተና ማድረግ እነዚህን ሥጋቶች አስቀድሞ ለመለየትና የመከላከያ እርምጃዎችን ለመውሰድ ይረዳል።

የሕግና የቁጥጥር መስፈርቶችን መጣስ፦ ግልጽ የሆነ የሰነድ ማቆየት ፖሊሲ ከሌለ ድርጅቱ/ባንኩ የሕግና የቁጥጥር መስፈርቶችን የመጣስ አደጋ ያጋጥመዋል። ይህ ደግሞ ከፍተኛ የገንዘብ ቅጣትና የስም መጉደፍ ሊያስከትል ይችላል።
የመረጃ መጥፋት ወይም መሰረቅ፦ አስፈላጊ ሰነዶች በአግባቡ ካልተያዙ ወይም ካልተጠበቁ ሊጠፉ፣ ሊበላሹ ወይም ባልተፈቀደላቸው ሰዎች እጅ ሊገቡ ይችላሉ።
የውሂብ ደኅንነት ጥሰት፦ ሚስጥራዊ የደንበኛ ወይም የድርጅት መረጃዎች በአግባቡ ካልተወገዱ (ለምሳሌ፦ ሳይቀደዱ ወይም ደኅንነቱ በተጠበቀ መንገድ ሳይጠፉ) የውሂብ ደኅንነት ጥሰት ሊከሰት ይችላል።
የሥራ መስተጓጎል፦ ሰነዶች በአግባቡ ካልተደራጁ አስፈላጊ መረጃዎችን ጊዜ ወስዶ መፈለግ የሥራ ቅልጥፍናን ይቀንሳል። እንዲሁም፣ አስፈላጊ ሰነዶች ከጠፉ የንግድ ሥራ ቀጣይነት ላይ አሉታዊ ተጽዕኖ ሊያሳድር ይችላል።
የማከማቻ ወጪ መጨመር፦ የማያስፈልጉ ሰነዶችን ለረጅም ጊዜ ማቆየት የማከማቻ ቦታን ያጣብባል እንዲሁም ተያያዥ ወጪዎችን ይጨምራል።
የስም መጎዳት፦ ከላይ የተጠቀሱት ሥጋቶች በተለይም የደንበኛ መረጃን የሚመለከቱ ከሆኑ የድርጅቱን/ባንኩን ስምና የደንበኞችን አመኔታ ሊጎዱ ይችላሉ።

የሥጋት ትንተና የድርጅቱን የንግድ ፍላጎቶችና የሥጋት ግንዛቤን ከግምት ውስጥ በማስገባት የመዝገቦችን አስተማማኝነት ደረጃ ሚዛን ለመጠበቅ ይረዳል። በአርካይቭ እና ቤተመፃህፍት ዘርፍም የሥጋት ትንተናና ግምገማ አስፈላጊ መሆኑን ጥናቶች ያሳያሉ።

mindmap root["የሰነድ አያያዝ እና አወጋገድ ስትራቴጂ"] id1["ፖሊሲ ልማት"] id1a["ግልጽ መመሪያዎች"] id1b["የሚመለከታቸው አካላት"] id2["የሕግ ማዕቀፍ"] id2a["ሀገር በቀል ሕጎች
(ግብር፣ ብሔራዊ ባንክ)"] id2b["ዓለም አቀፍ መመዘኛዎች"] id3["የሥጋት ግምገማ"] id3a["የሥጋት ምንጮች መለየት"] id3b["የመከላከያ እርምጃዎች"] id4["የሰነድ ምደባ"] id4a["የሰነድ ዓይነቶች"] id4b["የምስጢራዊነት ደረጃ"] id5["የማቆያ መርሃግብር"] id5a["ለእያንዳንዱ የሰነድ ዓይነት
የማቆያ ጊዜ"] id5b["ሕጋዊ እና የንግድ ፍላጎቶች"] id6["የአወጋገድ ሂደት"] id6a["ደኅንነቱ የተጠበቀ ማስወገድ
(መቅደድ፣ መደምሰስ)"] id6b["የአወጋገድ መዝገብ"] id7["ስልጠና እና ግንዛቤ"] id7a["ለሁሉም ሰራተኞች"] id7b["ወቅታዊ ሥልጠናዎች"] id8["ክትትል እና ግምገማ"] id8a["የፖሊሲውን ውጤታማነት መገምገም"] id8b["ወቅታዊ ማሻሻያዎች"]

ይህ የማሰብ ካርታ የሰነድ አያያዝ እና አወጋገድ ስትራቴጂ ቁልፍ የሆኑትን ክፍሎችና እርስ በእርስ ያላቸውን ግንኙነት ያሳያል። ስኬታማ የሆነ የሰነድ አስተዳደር ሥርዓት ለመዘርጋት እነዚህ ሁሉ ክፍሎች ተቀናጅተው መሥራት አለባቸው።

3.3. በአርካይቭ የማይያዙ የሰነዶቹ ይዘት እና ጠቀሜታ

የዕለት ተዕለት ሥራዎችን የሚያግዙ ሰነዶች

በአርካይቭ የማይያዙ ሰነዶች ማለት ለዘለቄታው በማህደር መቀመጥ የማያስፈልጋቸው ነገር ግን ለተወሰነ ጊዜ የድርጅቱን/ባንኩን የዕለት ተዕለት ሥራዎች ለማከናወን ወይም ለአጭር ጊዜ የማጣቀሻ ፍላጎቶች የሚያገለግሉ ሰነዶች ናቸው። የእነዚህ ሰነዶች ይዘትና ጠቀሜታ የሚከተሉትን ሊያካትት ይችላል፦

የዕለት ተዕለት የሥራ ሂደቶች፦ እነዚህ ሰነዶች የውስጥ የስራ ማስታወሻዎችን፣ ጊዜያዊ ሪፖርቶችን፣ የደንበኛ ጥያቄዎችን እና ምላሾችን፣ የስብሰባ ማስታወሻዎችን (agendas and minutes) እና ሌሎች የአጭር ጊዜ የንግድ ልውውጦችን ሊያካትቱ ይችላሉ።
የሥራ ረቂቆችና ቅጂዎች፦ ዋናው ሰነድ ከመጠናቀቁ በፊት የሚዘጋጁ ረቂቆች፣ ወይም ለጊዜያዊ አገልግሎት የተዘጋጁ ቅጂዎች በዚህ ምድብ ሊካተቱ ይችላሉ።
ጊዜያዊ ግንኙነቶች፦ አጭር የመረጃ ልውውጥ የተደረገባቸው ኢሜይሎች ወይም የውስጥ መልዕክቶች።
የማጣቀሻ መረጃዎች፦ ለአጭር ጊዜ የሚያገለግሉ የዋጋ ዝርዝሮች፣ የማስታወቂያ ቁሳቁሶች ወይም ሌሎች የማጣቀሻ መረጃዎች።

እነዚህ ሰነዶች ምንም እንኳን ለረጅም ጊዜ በማህደር ባይቀመጡም፣ ለተወሰነ ጊዜ የድርጅቱን/ባንኩን ሥራዎች ለማቀላጠፍ፣ ውሳኔዎችን ለመደገፍ ወይም የሥራ ሂደቶችን ለመከታተል አስፈላጊ ሊሆኑ ይችላሉ። ስለዚህም፣ የማቆያ ጊዜያቸው እስኪያልቅ ድረስ በአግባቡ መያዝና ጊዜያቸው ሲያልፍ ደግሞ ደኅንነቱ በተጠበቀ መንገድ ማስወገድ ያስፈልጋል። የሰነድ ማቆየት ፖሊሲ የኩባንያ አስተዳደር፣ የቢሮ ሠራተኞች፣ የሕግ አማካሪዎች እና ኦዲተሮች ትብብር እንደሚያስፈልገው እና አንድ ጊዜ ከተፈጠረ በኋላ ለሁሉም ሠራተኞች በቀላሉ ተደራሽ መሆን አለበት። ፖሊሲው የኤሌክትሮኒክስ መረጃዎችን እና የወረቀት ሰነዶችን ጨምሮ ሁሉንም ዓይነት ሰነዶች መሸፈን ይኖርበታል።

3.4. በአርካይቭ የማይያዙ ሰነዶች ቢወገዱ ለባንኩ እና ለደንበኛው የሚኖረው ጥቅምና ጉዳት

ጥቅሞች እና ሊከሰቱ የሚችሉ አሉታዊ ተጽዕኖዎች

በአርካይቭ የማይያዙ ሰነዶችን በተገቢው ጊዜና መንገድ ማስወገድ ለባንኩም ሆነ ለደንበኛው በርካታ ጥቅሞች አሉት። ሆኖም፣ በአግባቡ ካልተከናወነ ጉዳትም ሊያስከትል ይችላል።

ጥቅሞች፦

የወጪ ቅነሳ፦ የማያስፈልጉ ሰነዶችን ማስወገድ የማከማቻ ቦታን (አካላዊም ሆነ ዲጂታል) ነጻ ያደርጋል፣ ይህም ከኪራይ፣ ከቁሳቁስና ከአስተዳደር ጋር የተያያዙ ወጪዎችን ይቀንሳል።
የሥራ ቅልጥፍና መጨመር፦ አስፈላጊ ሰነዶችን ብቻ ማቆየት መረጃን የመፈለግና የማግኘት ሂደትን ያፋጥናል፣ ይህም የሰራተኞችን ምርታማነት ያሳድጋል።
የተሻሻለ የውሂብ ደኅንነት፦ የሚቀመጡ ሰነዶች ቁጥር ሲቀንስ፣ ጥበቃ የሚሹ መረጃዎችም ይቀንሳሉ። ይህ ደግሞ የውሂብ ደኅንነት ጥሰት ሥጋትን ይቀንሳል።
የሕግ ተገዢነት፦ ሰነዶችን ከሕጋዊ የማቆያ ጊዜያቸው በኋላ ማስወገድ፣ አላስፈላጊ መረጃዎችን ከመያዝ ጋር ተያይዞ ሊመጣ የሚችልን የሕግ ሥጋት ይቀንሳል።
የተሻለ የውሳኔ አሰጣጥ፦ ወቅታዊና አስፈላጊ በሆኑ መረጃዎች ላይ ብቻ ትኩረት ማድረግ የተሻለ የንግድ ውሳኔዎችን ለማሳለፍ ይረዳል።

ጉዳቶች (በአግባቡ ካልተወገዱ)፦

የሕግና የቁጥጥር ግዴታዎችን መጣስ፦ ሰነዶች ከሕጋዊ የማቆያ ጊዜያቸው በፊት ከተወገዱ ባንኩ የሕግ ተጠያቂነትና ቅጣት ሊደርስበት ይችላል።
አስፈላጊ መረጃ ማጣት፦ ለንግድ ሥራ ቀጣይነት፣ ለኦዲት፣ ለሕግ ክርክር ወይም ለደንበኛ አገልግሎት የሚያስፈልጉ ሰነዶች በስህተት ከተወገዱ ከፍተኛ ችግር ሊፈጠር ይችላል።
የደንበኛ አመኔታ ማጣት፦ የደንበኞችን መረጃ በአግባቡ አለመያዝ ወይም ያለጊዜው ማስወገድ የደንበኞችን አመኔታ ሊያሳጣ ይችላል።
የሥራ መስተጓጎል፦ አስፈላጊ መረጃዎች ባለመኖራቸው ምክንያት የዕለት ተዕለት የሥራ ሂደቶች ሊስተጓጎሉ ይችላሉ።
የድርጅቱ ስም መጎዳት፦ የሰነድ አያያዝ ጉድለት ይፋ ከሆነ የባንኩን መልካም ስም ሊያጎድፍ ይችላል።

ስለዚህ፣ በአርካይቭ የማይያዙ ሰነዶችን የማስወገድ ሂደት በጥንቃቄና በተቀመጠው ፖሊሲ መሠረት መከናወን ይኖርበታል። ይህም ጥቅሞቹን ከፍ ለማድረግና ጉዳቶችን ለመቀነስ ይረዳል።

በሥርዓት የተደራጀ የሰነድ ማከማቻ፤ ውጤታማ የሰነድ አያያዝን ያሳያል።

የሰነድ አያያዝ ሥርዓት ቁልፍ የአፈጻጸም አመልካቾች

የታቀደው የሰነድ አያያዝ እና አወጋገድ ሥርዓት መሻሻል በባንኩ ቁልፍ የአፈጻጸም ዘርፎች ላይ በጎ ተጽዕኖ ይኖረዋል ተብሎ ይጠበቃል። ይህ የራዳር ሰንጠረዥ የአሁኑን ሥርዓት ከታቀደው ሥርዓት ጋር በስድስት ዋና ዋና የአፈጻጸም አመልካቾች ላይ በማነፃፀር ያሳያል። የታቀደው ሥርዓት በሁሉም ዘርፎች ላይ ከፍተኛ መሻሻል እንደሚያመጣ ይገመታል፤ ይህም ከሕግ ተገዢነት እስከ ደንበኛ እርካታ ድረስ ያለውን አጠቃላይ የባንኩን አፈጻጸም ያሳድጋል። እሴቶቹ ከ1 (ዝቅተኛ) እስከ 10 (ከፍተኛ) ባለው ልኬት ላይ የተመሰረቱ ሲሆን፣ የታቀደው ሥርዓት መተግበር የሚያስገኛቸውን ጥቅሞች በምስል ያስረዳሉ።

የራዳር ሰንጠረዡ የአሁኑንና የታቀደውን የሰነድ አያያዝ ሥርዓት ቁልፍ የአፈጻጸም አመልካቾች ያነጻጽራል።

የሰነድ ዓይነቶች፣ የማቆያ ጊዜ እና የአወጋገድ ዘዴዎች (ናሙና)

የተለያዩ የሰነድ ዓይነቶች እንደየሕግ፣ የቁጥጥር እና የንግድ ፍላጎቶች የተለያየ የማቆያ ጊዜ እና የአወጋገድ ዘዴ ያስፈልጋቸዋል። ይህ ሰንጠረዥ ለተወሰኑ የሰነድ ዓይነቶች የማቆያ ጊዜ እና የአወጋገድ ዘዴዎችን በናሙናነት ያቀርባል። የተሟላ የሰነድ ማቆያ መርሃግብር ሲዘጋጅ የእያንዳንዱን ሰነድ ዓይነት ባህሪ በጥልቀት መመርመር ያስፈልጋል።

የሰነድ ዓይነት	ዝቅተኛ የማቆያ ጊዜ (በዓመት)	የአወጋገድ ዘዴ	ማብራሪያ/ምክንያት
የደንበኛ መለያ መረጃ	ከሂሳብ መዘጋት በኋላ 7-10 ዓመት	ደኅንነቱ የተጠበቀ መቅደድ/ዲጂታል መደምሰስ	የሕግ ክርክር፣ የኦዲት እና የደንበኛ ጥያቄዎችን ለመመለስ
የብድር ስምምነት ሰነዶች	ብድሩ ሙሉ በሙሉ ከተከፈለ በኋላ 10 ዓመት	ደኅንነቱ የተጠበቀ መቅደድ/ዲጂታል መደምሰስ	የሕግና የቁጥጥር መስፈርቶችን ለማሟላት
የግብር መዝገቦች	5-7 ዓመት (ወይም በግብር ሕጉ መሠረት)	ደኅንነቱ የተጠበቀ መቅደድ/ዲጂታል መደምሰስ	የግብር ሕግ ተገዢነት
የዕለት የሥራ ኢሜይሎች (አጠቃላይ)	1-3 ዓመት	በፖሊሲ መሠረት መደበኛ ስረዛ	ለአጭር ጊዜ የሥራ ማጣቀሻነት
ጊዜያዊ ረቂቆች እና ማስታወሻዎች	ከአገልግሎት በኋላ 0.5 - 1 ዓመት	መቅደድ ወይም ስረዛ	የመጨረሻው ሰነድ ከተዘጋጀ በኋላ አያስፈልጉም
የሰራተኞች የግል ማህደር	ከስራ ከለቀቁ በኋላ 7-10 ዓመት	ደኅንነቱ የተጠበቀ መቅደድ/ዲጂታል መደምሰስ	የሠራተኛ ሕግ እና የጡረታ ጉዳዮች

ይህ ሰንጠረዥ ለተወሰኑ የሰነድ ዓይነቶች ናሙና የማቆያ ጊዜዎችን እና የአወጋገድ ዘዴዎችን ያሳያል።

ተጨማሪ መረጃ ከቪዲዮ

የሰነድ ማቆየት ፖሊሲን እንዴት ማዘጋጀትና መተግበር እንደሚቻል የበለጠ ለመረዳት ይህ ቪዲዮ ጠቃሚ ግንዛቤዎችን ይሰጣል። ቪዲዮው ውጤታማ የሆነ የሰነድ ማቆየት መርሃግብር ለመፍጠር የሚያስፈልጉትን ቁልፍ ደረጃዎች፣ ከሕግና ደንቦች ጋር መጣጣም ያለውን ጠቀሜታ፣ እንዲሁም በዕለት ተዕለት የሥራ ሂደት ውስጥ ሊያጋጥሙ የሚችሉ ተግዳሮቶችንና የመፍትሔ አቅጣጫዎችን ያብራራል። ይህም የኮሚቴውን የውሳኔ አሰጣጥ ሂደት ሊያግዝ ይችላል።

ይህ ቪዲዮ የሰነድ ማቆየት ፖሊሲን ስለማዘጋጀትና መተግበር ዝርዝር መረጃ ይሰጣል።

5. የውሳኔ ሐሳቦች

ከላይ በቀረቡት ትንታኔዎች ላይ በመመርኮዝ፣ የሰነድ መራጭ ግብረ ኃይል ለሰነድ መራጭ ኮሚቴው የሚከተሉትን የውሳኔ ሐሳቦች ያቀርባል፦

ሁሉን አቀፍ የሰነድ አያያዝ፣ ማቆየት እና አወጋገድ ፖሊሲ ማዘጋጀት፦ ይህ ፖሊሲ የሕግና የቁጥጥር መስፈርቶችን፣ የሥጋት ትንተና ውጤቶችን፣ እና የድርጅቱን/ባንኩን ልዩ ፍላጎቶች ያካተተ መሆን አለበት። ፖሊሲው ለወረቀትም ሆነ ለኤሌክትሮኒክ ሰነዶች ተፈጻሚ መሆን ይኖርበታል።
ግልጽ የሰነድ ማቆያ መርሃግብር (Retention Schedule) መፍጠር፦ ለእያንዳንዱ የሰነድ ዓይነት (ለምሳሌ፦ የደንበኛ መረጃ፣ የብድር ሰነዶች፣ የሒሳብ መዝገቦች፣ የሠራተኛ መረጃ፣ ኢሜይሎች) ዝቅተኛና ከፍተኛ የማቆያ ጊዜ መወሰን። ይህ መርሃግብር በየጊዜው መከለስና እንደ አስፈላጊነቱ መሻሻል አለበት።
ደኅንነቱ የተጠበቀ የሰነድ አወጋገድ የአሠራር ሥርዓት መዘርጋት፦ የማቆያ ጊዜያቸው ያለፈባቸው ሰነዶች እንዴት መወገድ እንዳለባቸው (ለምሳሌ፦ መቅደድ (shredding)፣ ደኅንነቱ የተጠበቀ ዲጂታል መደምሰስ) ዝርዝር የአሠራር መመሪያ ማዘጋጀትና የአወጋገድ ሂደቱን መመዝገብ።
ለሁሉም ሠራተኞች ስልጠናና የግንዛቤ ማስጨበጫ ፕሮግራም ማካሄድ፦ ስለ አዲሱ ፖሊሲ፣ የማቆያ መርሃግብርና የአወጋገድ ሥርዓት ለሁሉም ሠራተኞች በቂ ስልጠና መስጠት። ይህም ፖሊሲው በአግባቡ እንዲተገበር ያግዛል።
ኃላፊነትን በግልጽ መወሰን፦ የሰነድ አያያዝ፣ ማቆየትና አወጋገድ ሂደቶችን በተመለከተ የማን ኃላፊነት እንደሆነ በግልጽ ማስቀመጥ (ለምሳሌ፦ እያንዳንዱ ክፍል፣ የመረጃ ቴክኖሎጂ ክፍል፣ የሕግ ክፍል)።
የፖሊሲውን አፈጻጸም በየጊዜው መከታተልና መገምገም፦ ፖሊሲው ከተተገበረ በኋላ ውጤታማነቱን በየጊዜው መገምገም እና እንደ ሕግ ለውጦች፣ የቴክኖሎጂ እድገቶች ወይም የንግድ ፍላጎቶች መሠረት ማሻሻያዎችን ማድረግ።
የቴክኖሎጂ አጠቃቀምን ማጤን፦ የሰነድ አስተዳደር ሥርዓቶችን (Document Management Systems - DMS) በመጠቀም የሰነድ አያያዝን፣ ፍለጋንና የአወጋገድ ሂደትን ማቀላጠፍና በራስ-ሰር እንዲከናወን ማድረግ።
የሚመለከታቸው ባለድርሻ አካላትን ማሳተፍ፦ የፖሊሲ ዝግጅትና ትግበራ ሂደት ላይ የሕግ አማካሪዎችን፣ የመረጃ ቴክኖሎጂ ባለሙያዎችን፣ የውስጥ ኦዲት እና ሌሎች ቁልፍ የሥራ ክፍሎችን ማሳተፍ።

እነዚህ የውሳኔ ሐሳቦች ተግባራዊ ሲሆኑ የባንኩን የሰነድ አያያዝ ልምዶች በእጅጉ እንደሚያሻሽሉ፣ ሕጋዊ ተገዢነትን እንደሚያረጋግጡ፣ ሥጋቶችን እንደሚቀንሱና ቅልጥፍናን እንደሚያሳድጉ ይታመናል።

ተደጋግመው የሚነሱ ጥያቄዎች (FAQ)

የሰነድ ማቆየት ፖሊሲ ለምን አስፈለገ?

የሰነድ ማቆየት ፖሊሲ አስፈላጊ የሆነው በዋናነት በሚከተሉት ምክንያቶች ነው፦

የሕግ ተገዢነት፦ የተለያዩ ሀገራዊና ዓለም አቀፋዊ ሕጎች ድርጅቶች የተወሰኑ ሰነዶችን ለተወሰነ ጊዜ እንዲይዙ ያስገድዳሉ። ፖሊሲው እነዚህን ግዴታዎች ለማሟላት ይረዳል።
የሥጋት ቅነሳ፦ የውሂብ መጥፋት፣ ያልተፈቀደ 접근፣ ወይም የሕግ ክርክር በሚኖርበት ጊዜ እንደ መከላከያ ያገለግላል።
የሥራ ቅልጥፍና፦ ሰነዶች የት እንደሚገኙና ለምን ያህል ጊዜ እንደሚቀመጡ ግልጽ መመሪያ ሲኖር መረጃን በቀላሉ ማግኘትና መጠቀም ይቻላል።
ወጪ መቆጠብ፦ የማያስፈልጉ ሰነዶችን በአግባቡ ማስወገድ የማከማቻ ወጪን (አካላዊም ሆነ ዲጂታል) ይቀንሳል።
የድርጅቱን ታሪክና እውቀት መጠበቅ፦ አንዳንድ ሰነዶች ለድርጅቱ ታሪካዊ ወይም ተቋማዊ እውቀት ጠቃሚ ሊሆኑ ይችላሉ።

ሰነዶች ለምን ያህል ጊዜ መቀመጥ አለባቸው?

የሰነዶች የማቆያ ጊዜ እንደየሰነዱ ዓይነት፣ ይዘት፣ እና ተፈጻሚነት ባላቸው ሕጎችና ደንቦች ይለያያል።

ሕጋዊ መስፈርቶች፦ ለምሳሌ የግብር ሰነዶች፣ የሠራተኛ መዝገቦች፣ የውል ስምምነቶች የተወሰነ የሕግ ማቆያ ጊዜ አላቸው።
የቁጥጥር መስፈርቶች፦ በተለይ እንደ ባንክ ባሉ ቁጥጥር በሚበዛባቸው ዘርፎች፣ ተቆጣጣሪ አካላት የራሳቸው የማቆያ መመሪያ ሊኖራቸው ይችላል።
የንግድ ፍላጎቶች፦ ድርጅቱ ለሥራው፣ ለኦዲት፣ ወይም ለወደፊት ማጣቀሻነት የሚያስፈልጉትን ሰነዶች የማቆያ ጊዜ ሊወስን ይችላል።
የክርክር ሥጋት፦ ለሕግ ክርክር ሊያስፈልጉ የሚችሉ ሰነዶች፣ የይርጋ ጊዜው እስኪያልፍ ድረስ መቀመጥ ሊኖርባቸው ይችላል።

ስለዚህ፣ እያንዳንዱ ድርጅት የራሱን የሰነድ ማቆያ መርሃግብር (retention schedule) ማዘጋጀት ይኖርበታል።

በአርካይቭ የማይያዙ ሰነዶች ሲወገዱ ምን ጥንቃቄ መደረግ አለበት?

በአርካይቭ የማይያዙ ሰነዶችን ሲያስወግዱ የሚከተሉት ጥንቃቄዎች መደረግ አለባቸው፦

የማቆያ ጊዜ ማረጋገጥ፦ ሰነዱ በእርግጥም የማቆያ ጊዜውን እንዳጠናቀቀና ለወደፊት እንደማያስፈልግ ማረጋገጥ።
ምስጢራዊነት፦ ሰነዶቹ ሚስጥራዊ ወይም የግል መረጃ ከያዙ፣ ደኅንነቱ በተጠበቀ መንገድ መወገድ አለባቸው (ለምሳሌ፦ መቅደድ (shredding)፣ ደኅንነቱ የተጠበቀ ዲጂታል መደምሰስ)። መረጃው ወደ ሶስተኛ ወገን እንዳይደርስ ጥንቃቄ ማድረግ።
የአወጋገድ መዝገብ፦ በተለይ አስፈላጊ ወይም ሚስጥራዊ ሰነዶች ሲወገዱ፣ ምን ሰነድ፣ መቼ፣ በማን፣ እና እንዴት እንደተወገደ የሚገልጽ መዝገብ መያዝ ጠቃሚ ሊሆን ይችላል።
የአካባቢ ጥበቃ፦ የወረቀት ሰነዶችን በሚያስወግዱበት ጊዜ እንደገና ጥቅም ላይ እንዲውሉ (recycling) በማድረግ የአካባቢ ጥበቃን ግምት ውስጥ ማስገባት።
የፖሊሲ ክትትል፦ የአወጋገድ ሂደቱ በድርጅቱ የሰነድ አወጋገድ ፖሊሲ መሠረት መከናወኑን ማረጋገጥ።