Das Rätsel des Ordnerdatums in SharePoint lösen: So stimmen Ihre Daten wieder

Viele Nutzer stehen vor der Herausforderung, dass das Änderungsdatum von Ordnern in SharePoint nicht das Datum der zuletzt geänderten Datei innerhalb dieses Ordners widerspiegelt. Stattdessen zeigt es oft das Erstellungsdatum des Ordners oder das Datum der letzten direkten Änderung am Ordner selbst (z.B. Umbenennung). Dies führt zu Diskrepanzen im Vergleich zur lokalen Ansicht im Windows Explorer, wo das Ordnerdatum üblicherweise die Aktualität des Inhalts besser darstellt. Glücklicherweise gibt es Methoden, um diese Datumsangaben in SharePoint zu korrigieren und aktuell zu halten.

Kernpunkte zur Synchronisierung von Ordnerdaten

SharePoint-Verhalten: Standardmäßig aktualisiert SharePoint das "Geändert"-Datum eines Ordners nicht automatisch, wenn Dateien innerhalb des Ordners modifiziert werden. Nur direkte Änderungen am Ordnerobjekt selbst (z.B. Umbenennung, Metadatenänderung) beeinflussen dieses Datum.
Automatisierte Lösungen sind der Schlüssel: Für umfangreiche Ordnerstrukturen sind manuelle Anpassungen unpraktikabel. Automatisierte Ansätze mit PowerShell oder Power Automate sind die effektivsten Methoden.
OneDrive-Synchronisation allein reicht nicht: Obwohl OneDrive Dateien und deren Metadaten synchronisiert, korrigiert es nicht das spezifische Problem des Ordner-Änderungsdatums in SharePoint, um das Datum der neuesten Datei im Ordner widerzuspiegeln.

Das Problem verstehen: Warum unterscheiden sich die Daten?

In SharePoint-Bibliotheken wird das Metadatum "Geändert" (oder "Modified") eines Ordners primär durch Aktionen beeinflusst, die direkt den Ordner betreffen. Das Hinzufügen, Löschen oder Ändern von Dateien innerhalb eines Ordners führt standardmäßig nicht zu einer Aktualisierung des "Geändert"-Datums des übergeordneten Ordners. Dieses Verhalten unterscheidet sich von der Erwartung vieler Benutzer, die vom Windows Explorer gewohnt sind, dass ein Ordnerdatum oft die letzte Aktivität im Ordner widerspiegelt.

In SharePoint Online und neueren Versionen gibt es zwar interne Mechanismen wie LastItemUserModifiedDate, die für bestimmte Szenarien Änderungen verfolgen, aber die Anzeige des Haupt-Änderungsdatums für Ordner bleibt oft bei der letzten direkten Ordnerinteraktion stehen. Dies ist besonders auffällig nach Migrationen oder beim Hochladen großer Datenmengen, wo das Ordnerdatum dann dem Uploadzeitpunkt entsprechen kann, nicht dem tatsächlichen letzten Stand der Inhalte.

Eine typische Ordnerstruktur, deren Datumsangaben in SharePoint korrekt gehalten werden sollen.

Lösungsansätze zur Korrektur des Ordnerdatums

Da eine direkte, automatische Synchronisation des Ordnerdatums basierend auf der jüngsten Datei über die Standard-OneDrive-Synchronisierung nicht vorgesehen ist und SharePoint das Ordnerdatum nicht dynamisch auf diese Weise aktualisiert, sind programmatische Ansätze erforderlich.

Lösung 1: Anpassung mittels PowerShell (PnP)

PowerShell, insbesondere mit dem PnP (Patterns and Practices) Modul, bietet eine mächtige Methode, um SharePoint-Metadaten in großem Umfang zu manipulieren. Ein Skript kann so gestaltet werden, dass es rekursiv durch Ihre Ordnerstruktur iteriert, für jeden Ordner die zuletzt geänderte Datei identifiziert und deren Änderungsdatum auf den Ordner selbst überträgt.

Konzept des PowerShell-Skripts:

Verbindung zur SharePoint Online Site herstellen.
Die gewünschte Dokumentbibliothek auswählen.
Alle Ordner in der Bibliothek (ggf. rekursiv) auflisten.
Für jeden Ordner:
- Alle Dateien im Ordner abrufen.
- Die Datei mit dem neuesten "Modified"-Datum finden.
- Das "Modified"-Datum dieses Ordners auf das Datum dieser neuesten Datei setzen. Wichtig ist hierbei die Verwendung von -SystemUpdate, um keine neue Version des Ordners zu erstellen und das "Geändert von"-Feld nicht zu überschreiben.

Beispielhaftes PnP PowerShell-Skript:

Das folgende Skript dient als Grundlage und muss an Ihre spezifische Umgebung (Tenant-URL, Site-Name, Bibliotheksname) angepasst werden.


# Verbindung herstellen (Interaktive Anmeldung)
# Ersetzen Sie <IhrTenant> und <Site> mit Ihren Werten
Connect-PnPOnline -Url "https://<IhrTenant>.sharepoint.com/sites/<Site>" -Interactive

# Name Ihrer Dokumentbibliothek
$libraryName = "IhreLibrary" # Beispiel: "Dokumente"

# Die Liste (Bibliothek) abrufen
$list = Get-PnPList -Identity $libraryName

# Alle Ordner in der Bibliothek abrufen (rekursiv)
# FSObjType = 1 filtert nach Ordnern
$folders = Get-PnPListItem -List $list -Query "<View Scope='RecursiveAll'><Query><Where><Eq><FieldRef Name='FSObjType'/><Value Type='Integer'>1</Value></Eq></Where></Query></View>"

foreach($folderItem in $folders) {
    $folderServerRelativeUrl = $folderItem.FieldValues["FileRef"]
    Write-Host "Verarbeite Ordner: $folderServerRelativeUrl"

    # Dateien im aktuellen Ordner abrufen (nicht rekursiv für diesen Schritt, nur direkte Kinder)
    # Anpassung ggf. nötig, falls auch Dateien in Unterordnern für das Datum des aktuellen Ordners zählen sollen.
    # Für dieses Beispiel nehmen wir an, das Datum der neuesten Datei *direkt* im Ordner ist maßgeblich.
    $filesInFolder = Get-PnPListItem -List $list -FolderServerRelativeUrl $folderServerRelativeUrl -PageSize 500 | Where-Object { $_.FieldValues["FSObjType"] -eq 0 } # FSObjType = 0 filtert nach Dateien

    if ($filesInFolder.Count -gt 0) {
        # Dateien nach Änderungsdatum sortieren und die neueste auswählen
        $latestFile = $filesInFolder | Sort-Object { $_.FieldValues["Modified"] } -Descending | Select-Object -First 1
        $latestFileDate = $latestFile.FieldValues["Modified"]

        Write-Host "Neueste Datei im Ordner '$($folderItem.FieldValues["FileLeafRef"])' ist '$($latestFile.FieldValues["FileLeafRef"])' vom $latestFileDate"

        # Ordner-Metadaten aktualisieren
        # -SystemUpdate ändert nur Metadaten, ohne eine neue Version zu erstellen oder den "Geändert von"-Benutzer zu ändern.
        Set-PnPListItem -List $list -Identity $folderItem.Id -Values @{"Modified" = $latestFileDate} -SystemUpdate
        Write-Host "Änderungsdatum für Ordner '$($folderItem.FieldValues["FileLeafRef"])' aktualisiert auf $latestFileDate." -ForegroundColor Green
    } else {
        Write-Host "Keine Dateien im Ordner '$($folderItem.FieldValues["FileLeafRef"])' gefunden." -ForegroundColor Yellow
    }
}

Write-Host "Skript abgeschlossen."

Dieses Skript kann bei Bedarf über Azure Automation oder einen lokalen Task Scheduler regelmäßig ausgeführt werden, um die Ordnerdaten aktuell zu halten.

Lösung 2: Automatisierung mit Power Automate (Microsoft Flow)

Power Automate bietet eine cloudbasierte Lösung, um Arbeitsabläufe zu automatisieren. Sie können einen Flow erstellen, der entweder bei jeder Dateiänderung ausgelöst wird oder periodisch (z.B. täglich) alle Ordner überprüft und aktualisiert.

Konzept des Power Automate Flows:

Trigger:
- Wiederkehrend: Der Flow läuft nach einem Zeitplan (z.B. einmal täglich).
- Bei Dateiänderung: Der Flow wird ausgelöst, wenn eine Datei in der Bibliothek erstellt oder geändert wird (kann bei sehr vielen Änderungen ressourcenintensiv sein).
Aktionen:
1. Alle Ordner in der Zielbibliothek auflisten (Aktion "Elemente abrufen" mit Filter für Ordner).
2. Für jeden Ordner (Schleife "Auf alle anwenden"):
  - Dateien im aktuellen Ordner abrufen (Aktion "Dateien abrufen (nur Eigenschaften)" mit Filter für den aktuellen Ordnerpfad).
  - Die Datei mit dem neuesten Änderungsdatum ermitteln (z.B. mit OData-Filter `$top=1&$orderby=Modified desc` in der Aktion "Dateien abrufen" oder durch Sortieren und Auswählen des ersten Elements in einer Array-Variablen).
  - Das Metadatum "Modified" des Ordners aktualisieren. Dies kann über die Aktion "Element aktualisieren" geschehen. Für eine robustere Aktualisierung, die weniger wahrscheinlich eine neue Version erzeugt, kann die Aktion "Eine HTTP-Anforderung an SharePoint senden" verwendet werden, um die REST-API mit der Methode ValidateUpdateListItem aufzurufen.

Ein Flow, der auf Dateiänderungen reagiert, könnte effizienter sein, erfordert aber sorgfältige Planung, um Endlosschleifen oder übermäßige Ausführungen zu vermeiden. Ein wiederkehrender Flow ist oft einfacher zu implementieren und zu verwalten.

Alternativ kann in Power Automate auch eine benutzerdefinierte Spalte (z.B. "Inhalt zuletzt geändert") für die Ordner erstellt und durch den Flow aktualisiert werden. Dies ändert nicht das systemeigene "Geändert"-Feld, bietet aber eine zuverlässige alternative Datumsanzeige.

Ordner in einer SharePoint-Bibliothek, deren Änderungsdaten synchronisiert werden sollen.

Manuelle Anpassung (Nicht empfohlen für große Strukturen)

Theoretisch können Sie das Änderungsdatum eines Ordners manuell über die SharePoint-Benutzeroberfläche anpassen:

Navigieren Sie zur Bibliothek und wählen Sie den Ordner aus.
Öffnen Sie den Informationsbereich (Details).
Suchen Sie nach einer Möglichkeit, die Eigenschaften zu bearbeiten. In vielen Fällen ist das "Geändert"-Datum jedoch nicht direkt editierbar oder eine Änderung hat nicht den gewünschten Effekt. Eine Umbenennung des Ordners und anschließendes Zurückbenennen kann das Datum aktualisieren, aber nicht auf das Datum der neuesten Datei.

Dieser Ansatz ist extrem zeitaufwendig und fehleranfällig bei vielen Ordnern und bietet keine nachhaltige Lösung.

Vergleich der Lösungsansätze

Die Wahl der Methode hängt von Ihren technischen Fähigkeiten, der Komplexität Ihrer Umgebung und Ihren Präferenzen ab. Hier ist ein visueller Vergleich der Hauptmethoden:

Der Chart vergleicht PowerShell-Skripte, Power Automate Flows und manuelle Anpassungen. PowerShell bietet hohe Effektivität und Skalierbarkeit bei mittlerem Implementierungsaufwand. Power Automate ist ebenfalls sehr effektiv und etwas benutzerfreundlicher in der Erstellung, kann aber bei komplexen Logiken an Grenzen stoßen. Manuelle Anpassungen sind nur für Kleinstszenarien denkbar.

Visualisierung der Lösungswege

Die folgende Mindmap illustriert die Problemstellung und die verschiedenen Lösungsansätze zur Korrektur des Ordnerdatums in SharePoint.

mindmap root["Problem: Falsches Ordnerdatum in SharePoint"] ["Ursache:
SharePoint aktualisiert Ordnerdatum
nicht bei Dateiänderungen intern"] ["Ziel:
Ordnerdatum soll Datum
der neuesten Datei im Ordner
widerspiegeln"] ["Lösungsansätze"] ["Automatisierte Methoden (Empfohlen)"] ["PowerShell (PnP)"] ["Vorteile:
- Mächtig & Flexibel
- Gut für Massenupdates
- SystemUpdate (keine neue Version)"] ["Nachteile:
- Technisches Know-how nötig
- Skriptentwicklung"] ["Anwendung:
- Geplante Tasks (Azure Automation, lokal)"] ["Power Automate (Flow)"] ["Vorteile:
- Cloud-basiert, grafische Oberfläche
- Trigger-basiert oder geplant
- Integration mit SharePoint"] ["Nachteile:
- Kann bei komplexen Logiken
oder sehr vielen Elementen
an Grenzen stoßen (Throttling)"] ["Anwendung:
- Wiederkehrende Flows
- Durch Dateiänderung getriggerte Flows"] ["Manuelle Methoden (Nicht für große Strukturen)"] ["SharePoint UI"] ["Vorteile:
- Keine Programmierung"] ["Nachteile:
- Extrem zeitaufwendig
- Fehleranfällig
- Oft nicht zielführend für 'Modified' Datum"] ["Workaround mit benutzerdefinierter Spalte"] ["Konzept:
Eigene Datumsspalte für Ordner
Aktualisierung via Power Automate"] ["Vorteile:
- Umgeht direkte Manipulation des
Systemfeldes 'Modified'"] ["Nachteile:
- Zusätzliche Spalte
- 'Modified' bleibt unverändert"] ["Wichtige Überlegungen"] ["Testen in Entwicklungsumgebung"] ["Berechtigungen"] ["Performance bei großen Bibliotheken (Throttling)"] ["Regelmäßige Ausführung planen"]

Diese Mindmap zeigt, dass automatisierte Methoden wie PowerShell und Power Automate die bevorzugten Wege sind, um das Problem des Ordnerdatums anzugehen, während manuelle Methoden stark eingeschränkt sind.

Video-Einblick: SharePoint-Trigger für Automatisierungen

Das Verständnis, wie SharePoint-Ereignisse als Trigger für Automatisierungen genutzt werden können, ist fundamental für die Implementierung von Lösungen mit Power Automate. Das folgende Video erläutert den SharePoint-Trigger "Wenn eine Datei erstellt oder geändert wird", der als Basis für einen Flow zur Aktualisierung von Ordnerdaten dienen kann.

Dieses Video erklärt, wie der SharePoint-Trigger "Wenn eine Datei erstellt oder geändert wird" in Power Automate funktioniert und wie Sie ihn für Ihre Automatisierungen nutzen können.

Obwohl das Video sich auf Datei-Trigger konzentriert, ist das Prinzip auf Ordner übertragbar, indem man die Logik des Flows entsprechend anpasst, um nach einer Dateiänderung den übergeordneten Ordner zu identifizieren und dessen Metadaten zu aktualisieren.

Vor- und Nachteile der Hauptlösungen im Überblick

Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Vor- und Nachteile der beiden empfohlenen automatisierten Lösungen zusammen:

Kriterium	PowerShell (PnP) Skript	Power Automate (Flow)
Vorteile	Hohe Flexibilität und Kontrolle über den Prozess. Sehr gut geeignet für komplexe Logiken und Massenoperationen. Möglichkeit des `-SystemUpdate`, um "Geändert von" und Versionierung nicht zu beeinflussen. Kann serverseitig (z.B. Azure Automation) oder clientseitig (Task Scheduler) geplant werden.	Grafische Benutzeroberfläche für die Erstellung (Low-Code/No-Code Ansatz). Einfache Integration mit SharePoint und anderen Microsoft 365 Diensten. Cloud-basiert, keine eigene Infrastruktur für die Ausführung nötig (außer bei lokalen Gateways für bestimmte Szenarien). Trigger-basierte Automatisierung möglich (z.B. bei Dateiänderung).
Nachteile	Erfordert PowerShell-Kenntnisse und Verständnis der SharePoint-Objektmodelle. Setup und Wartung des Skripts und seiner Ausführungsumgebung. Potenzielle Performance-Implikationen bei sehr großen Bibliotheken ohne Optimierung (Paging, Throttling-Behandlung).	Kann bei sehr komplexen Schleifen oder großen Datenmengen an SharePoint-API-Limits (Throttling) stoßen. Die Fehlerbehandlung und das Debugging können manchmal weniger transparent sein als bei Skripten. Lizenzierungsaspekte von Power Automate (Premium-Konnektoren könnten für bestimmte erweiterte Aktionen nötig sein, obwohl Standard-SharePoint-Aktionen meist ausreichen). Direkte Manipulation des "Modified"-Systemfeldes kann knifflig sein; Nutzung der REST-API oft nötig.
Empfohlen für	Administratoren und Entwickler mit Skripting-Erfahrung; umfangreiche, einmalige Korrekturen oder komplexe, regelmäßige Wartungsaufgaben.	Power User und Entwickler, die schnelle, cloud-native Automatisierungen erstellen möchten; Szenarien, in denen eine ereignisgesteuerte Logik von Vorteil ist.

Wichtige Überlegungen

Testen: Unabhängig von der gewählten Methode, testen Sie Ihre Lösung immer zuerst in einer Testumgebung oder mit einer kleinen Teilmenge von Ordnern, bevor Sie sie auf Ihre gesamte Produktionsdatenbank anwenden.
Berechtigungen: Das Konto, das das Skript oder den Flow ausführt, benötigt ausreichende Berechtigungen (mindestens Bearbeitungsrechte) für die betroffene SharePoint-Bibliothek.
SharePoint Online Throttling: Bei Operationen auf sehr vielen Elementen können Sie an Grenzen stoßen, die von SharePoint Online zum Schutz des Dienstes implementiert sind. Ihre Skripte oder Flows sollten Mechanismen zur Behandlung von Throttling (z.B. Pausen, Wiederholungsversuche) enthalten.
Performance: Das Abrufen von Dateien und Ordnern kann bei sehr großen Bibliotheken zeitintensiv sein. Optimieren Sie Ihre Abfragen so weit wie möglich.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Warum zeigt mein SharePoint-Ordner nicht das Datum der neuesten Datei an?

SharePoint aktualisiert das "Geändert"-Datum eines Ordners standardmäßig nur, wenn der Ordner selbst modifiziert wird (z.B. Umbenennung), nicht aber, wenn Dateien innerhalb des Ordners geändert werden. Dies ist ein systembedingtes Verhalten.

Kann OneDrive das Ordnerdatum in SharePoint automatisch korrigieren?

Nein, die Standard-Synchronisationsfunktion von OneDrive ist nicht darauf ausgelegt, das "Geändert"-Datum von SharePoint-Ordnern so anzupassen, dass es dem Datum der neuesten Datei im Ordner entspricht.

Welche Methode ist am besten, um die Ordnerdaten zu korrigieren?

Für umfangreiche Strukturen sind automatisierte Lösungen wie PowerShell-Skripte (mit PnP) oder Power Automate Flows am besten geeignet. PowerShell bietet mehr Kontrolle für komplexe Szenarien, während Power Automate benutzerfreundlicher für die Erstellung von Workflows ist.

Ändert die Aktualisierung des Ordnerdatums auch den "Geändert von"-Benutzer oder erstellt eine neue Version?

Bei Verwendung von PowerShell mit dem Parameter -SystemUpdate (z.B. Set-PnPListItem -SystemUpdate) oder bei sorgfältiger Nutzung der SharePoint REST API via Power Automate kann das Datum geändert werden, ohne den "Geändert von"-Benutzer zu ändern oder eine neue Version des Ordners zu erstellen.

Muss ich Programmierkenntnisse haben, um diese Lösungen umzusetzen?

Für PowerShell-Skripte sind Programmier- bzw. Skripting-Kenntnisse erforderlich. Power Automate verfolgt einen Low-Code-Ansatz, erfordert aber dennoch ein Verständnis für Logik und Workflow-Design. Für einfache Flows sind oft keine tiefen Programmierkenntnisse nötig.

Fazit

Die Diskrepanz zwischen dem angezeigten Ordnerdatum in SharePoint und dem tatsächlichen letzten Bearbeitungsdatum des Inhalts ist ein bekanntes Phänomen. Glücklicherweise lässt es sich mit den richtigen Werkzeugen beheben. Für umfangreiche Ordnerstrukturen sind automatisierte Ansätze mittels PowerShell (PnP) oder Power Automate die praktikabelsten und nachhaltigsten Lösungen. PowerShell bietet maximale Flexibilität und Kontrolle, erfordert aber technisches Know-how. Power Automate ist benutzerfreundlicher und gut für cloud-native Automatisierungen geeignet. Manuelle Anpassungen sind für dieses Problem keine realistische Option. Unabhängig von der gewählten Methode ist sorgfältiges Testen unerlässlich.