Za kulisami mistrzostwa w negocjacjach: Poznaj tajniki Ewy Szejner

Odkryj, jak przygotowanie, twarde dane i zrozumienie ludzkiej natury kształtują sukces w świecie biznesu.

Ewa Szejner to postać, której nazwisko jest synonimem skutecznych negocjacji w polskim biznesie. Certyfikowana negocjatorka biznesowa, doświadczona menedżerka zakupów, audytorka umów, mediatorka sądowa i autorka – jej wszechstronne doświadczenie budzi podziw. Zaprosiliśmy Ewę Szejner do rozmowy, aby zgłębić tajniki jej pracy, filozofię negocjacyjną oraz dowiedzieć się, co jest kluczem do osiągania porozumień w złożonym świecie biznesu.

Najważniejsze wnioski z rozmowy

Przygotowanie to fundament: Bez solidnej bazy merytorycznej, twardych danych i jasno określonych celów, skuteczne negocjacje są niemożliwe.
Akceptacja braku sympatii: Profesjonalny negocjator musi być gotów na to, że egzekwowanie interesów firmy może nie przysporzyć mu popularności – cel biznesowy jest priorytetem.
Negocjacje to maraton, nie sprint: Cierpliwość i wytrwałość są kluczowe, o czym świadczą negocjacje trwające miesiącami czy spotkania przeciągające się do kilkunastu godzin.

Kim jest Ewa Szejner? Zrozumienie jej wszechstronności

Mapa myśli przedstawiająca kluczowe obszary ekspertyzy Ewy Szejner

Zanim zagłębimy się w szczegóły rozmowy, warto przyjrzeć się szerokiemu spektrum działalności Ewy Szejner. Poniższa mapa myśli wizualizuje jej główne kompetencje i obszary, w których dzieli się swoją wiedzą i doświadczeniem, pokazując, jak różne role wzajemnie się uzupełniają, tworząc unikalny profil ekspertki.

mindmap root["Ewa Szejner - Ekspertka Biznesowa"] id1["Negocjacje Biznesowe"] id1a["Certyfikowany Negocjator (CIPN)"] id1b["Negocjacje w sprzedaży"] id1c["Negocjacje z dostawcami"] id1d["Szkolenia i warsztaty"] id1e["Książka 'Negocjuj, kobieto!'"] id2["Zarządzanie Umowami i Zakupami"] id2a["Audytor Umów"] id2b["Ekspert ds. Zakupów"] id2c["Optymalizacja kosztów i asortymentu"] id2d["Doświadczenie w FMCG, farmacji, medycynie"] id2e["Interim Management (np. Empik Group)"] id3["Mediacje"] id3a["Mediator Sądowy (stały)"] id3b["Pozasądowe rozwiązywanie sporów"] id3c["Budowanie współpracy w zespołach"] id4["Działalność Dodatkowa"] id4a["Autorka (książki, artykuły)"] id4b["Wykładowca (np. UTH)"] id4c["Podcasty i wystąpienia publiczne"]

Ta wizualizacja podkreśla, że Ewa Szejner to nie tylko negocjatorka, ale kompleksowa specjalistka od kluczowych procesów biznesowych, łącząca twarde umiejętności analityczne z kompetencjami miękkimi niezbędnymi w mediacjach i szkoleniach.

Wywiad z Ewą Szejner: Sztuka i nauka negocjacji

Początki i ścieżka kariery

Pytanie: Pani Ewo, dziękujemy za przyjęcie zaproszenia. Jak rozpoczęła się Pani fascynacja światem negocjacji i co skłoniło Panią do obrania tej ścieżki zawodowej?

Ewa Szejner: Moja droga do specjalizacji w negocjacjach była naturalną ewolucją wynikającą z kilkunastoletniego doświadczenia zawodowego. Pracowałam w bardzo dynamicznych i wymagających branżach, takich jak farmacja, sprzęt medyczny, FMCG – obejmując kosmetyki, środki czystości, alkohole i papierosy – a także na rynku wydawniczym. Działałam zarówno w detalu, hurcie, jak i dystrybucji. Obserwując mechanizmy rynkowe i interakcje biznesowe, szybko zrozumiałam, że umiejętność skutecznego negocjowania jest absolutnie kluczowa. To nie tylko narzędzie do osiągania lepszych warunków handlowych, ale fundamentalna kompetencja wpływająca na sukces całej organizacji. W pewnym momencie poczułam potrzebę nie tylko dalszego rozwijania tych umiejętności, ale także dzielenia się zdobytą wiedzą i doświadczeniem z innymi. Stąd decyzja o uzyskaniu certyfikacji negocjatora biznesowego (posiadam certyfikat CIPN wydany przez Amerykański Instytut Negocjacji), a następnie o prowadzeniu szkoleń, warsztatów i sesji indywidualnych.

Kluczowe zasady skutecznego negocjatora

Pytanie: Co uważa Pani za najważniejsze cechy i umiejętności dobrego negocjatora? Co stanowi o jego sile?

Ewa Szejner: Fundamentem jest absolutnie solidne przygotowanie. Mówię tu o posiadaniu twardych danych, dogłębnym zrozumieniu przedmiotu negocjacji, znajomości rynku, ale także o precyzyjnym określeniu własnych celów i granic. Bez tego wkraczamy na pole minowe. Drugim kluczowym elementem jest gotowość na to, że w procesie negocjacyjnym nie zawsze będziemy lubiani. Naturalna, ludzka potrzeba akceptacji może być poważną przeszkodą, gdy trzeba twardo bronić interesów firmy czy egzekwować swoje racje. Negocjator musi umieć oddzielić emocje od celu biznesowego. Niezwykle ważna jest również umiejętność zarządzania własnymi emocjami i zachowania spokoju, nawet w bardzo napiętych sytuacjach. Aktywne słuchanie, próba zrozumienia perspektywy drugiej strony – nawet jeśli się z nią nie zgadzamy – oraz elastyczność w poszukiwaniu rozwiązań win-win to kolejne niezbędne kompetencje. Dobry negocjator potrafi też budować relacje, bo biznes często opiera się na długoterminowej współpracy.

Ewa Szejner podkreśla znaczenie twardych danych w procesie negocjacyjnym.

Wyzwania i ekstremalne sytuacje negocjacyjne

Pytanie: Czy mogłaby Pani podzielić się jakimiś szczególnie wymagającymi doświadczeniami z Pani kariery negocjacyjnej? Jak radzić sobie w trudnych momentach?

Ewa Szejner: Negocjacje potrafią być prawdziwym testem wytrzymałości, zarówno psychicznej, jak i fizycznej. Pamiętam spotkanie negocjacyjne, które trwało nieprzerwanie przez 16 godzin i 30 minut. Mieliśmy tylko krótkie przerwy na posiłek i toaletę. To było najdłuższe pojedyncze spotkanie w mojej karierze i wymagało ogromnej koncentracji oraz odporności. Z kolei najdłuższy proces negocjacyjny, w którym brałam udział, ciągnął się przez 21 miesięcy. To pokazuje, że negocjacje to często gra na długi dystans, wymagająca cierpliwości, konsekwencji i strategicznego planowania. Wyzwania to także silne emocje po obu stronach stołu, ukryte agendy, próby manipulacji czy bariery komunikacyjne. W trudnych momentach kluczowe jest wspomniane już przygotowanie – daje ono pewność siebie i punkt odniesienia. Ważne jest też zachowanie profesjonalizmu, umiejętność zdystansowania się od personalnych ataków i skupienie na celu. Czasami krótka przerwa, zmiana otoczenia lub wprowadzenie mediatora może pomóc przełamać impas.

Spotkanie biznesowe, ludzie przy stole negocjacyjnym

Negocjacje biznesowe często wymagają długich godzin i intensywnych dyskusji.

Synergia Negocjacji, Zakupów i Zarządzania Umowami

Pytanie: Posiada Pani bogate doświadczenie w zakupach i zarządzaniu umowami. Jak te dziedziny łączą się ze sztuką negocjacji?

Ewa Szejner: Te obszary są ze sobą nierozerwalnie związane i wzajemnie się przenikają. Roger Dawson, znany ekspert od negocjacji, powiedział kiedyś, że najszybciej i najwięcej pieniędzy można zarobić poprzez negocjacje. Ja zawsze dodaję do tego umiejętne zarządzanie procesem zakupowym, optymalizację asortymentu i cen oraz precyzyjne zarządzanie zawartymi umowami. Dobre negocjacje prowadzą do podpisania korzystnych kontraktów – zarówno pod względem cenowym, jak i warunków współpracy, jakości, terminów dostaw etc. Jednak samo wynegocjowanie umowy to dopiero połowa sukcesu. Równie ważne jest późniejsze efektywne zarządzanie nią – monitorowanie realizacji zapisów, renegocjowanie warunków w razie potrzeby, audytowanie kontraktów pod kątem potencjalnych ryzyk czy niekorzystnych klauzul. Moja praca przez lata polegała właśnie na łączeniu tych elementów, aby przynosić firmom wymierne korzyści finansowe poprzez optymalizację kosztów, usprawnienie procesów zakupowych i minimalizację ryzyka kontraktowego.

Rola Mediatora: Negocjacje w rozwiązywaniu sporów

Pytanie: Jest Pani również certyfikowanym mediatorem sądowym. Jak doświadczenie negocjacyjne przydaje się w mediacjach?

Ewa Szejner: Doświadczenie negocjacyjne jest absolutnie bezcenne w pracy mediatora. Mediacja to w gruncie rzeczy specyficzny rodzaj negocjacji, w której neutralna trzecia strona pomaga zwaśnionym stronom dojść do porozumienia. Moje kilkunastoletnie doświadczenie w pozasądowym rozwiązywaniu sporów, zarówno poprzez negocjacje, jak i mediacje, pozwala mi lepiej rozumieć dynamikę konfliktu, identyfikować rzeczywiste interesy stron (które często kryją się za sztywnymi stanowiskami) i proponować kreatywne rozwiązania. W mediacji, podobnie jak w negocjacjach biznesowych, kluczowe jest budowanie zaufania, aktywne słuchanie, zadawanie odpowiednich pytań i umiejętne zarządzanie komunikacją. Choć cele biznesowe są priorytetem w każdej organizacji, ich osiągnięcie staje się niezwykle trudne, gdy zespół jest wewnętrznie skonfliktowany lub brakuje efektywnej współpracy. Mediacje wewnętrzne i umiejętne prowadzenie negocjacji wewnątrz firmy mogą znacząco poprawić atmosferę i efektywność działania.

Kluczowe Kompetencje Negocjacyjne według Ewy Szejner

Ocena ważności poszczególnych umiejętności

Poniższy wykres radarowy przedstawia subiektywną ocenę ważności różnych kompetencji w procesie negocjacyjnym, bazując na filozofii i doświadczeniu Ewy Szejner, które wyłaniają się z jej wypowiedzi i publikacji. Skala od 1 (minimalna ważność) do 10 (kluczowa ważność).

Jak widać na wykresie, przygotowanie merytoryczne i posiadanie twardych danych są absolutnie kluczowe, podobnie jak asertywność w obronie interesów i umiejętność oddzielenia emocji oraz ludzi od problemu. Cierpliwość i zarządzanie emocjami również zajmują wysokie pozycje, co potwierdza wymagający charakter negocjacji.

"Negocjuj, kobieto!" - Przesłanie i Praktyka

Książka, szkolenia i wsparcie dla kobiet w biznesie

Pytanie: Jest Pani autorką książki „Negocjuj, kobieto!”. Co zainspirowało Panią do napisania tej pozycji i jakie jest jej główne przesłanie, szczególnie dla kobiet?

Ewa Szejner: Książka „Negocjuj, kobieto!” (dostępna jako e-book i audiobook) zrodziła się z mojego głębokiego przekonania, że negocjacje są narzędziem dostępnym i potrzebnym absolutnie każdemu, a w szczególności kobietom, które czasem nie doceniają swojego potencjału w tej dziedzinie lub mają opory przed asertywnym dochodzeniem swoich praw czy celów. Chciałam pokazać, że negocjacje to nie jest jakaś tajemna sztuka zarezerwowana dla rekinów biznesu, ale praktyczna umiejętność przydatna w każdej sferze życia – od rozmowy o podwyżkę, przez ustalenia domowe, po codzienne interakcje. W książce staram się odczarować mity narosłe wokół negocjacji, podaję konkretne przykłady, wzorce zachowań i strategie, które pomagają zrozumieć zasady tej gry. Podkreślam też, jak cechy często przypisywane kobietom, takie jak empatia, intuicja czy umiejętność budowania relacji, mogą stać się potężnym atutem przy stole negocjacyjnym. Moje przesłanie jest proste: negocjujcie, kobiety! Macie do tego pełne prawo i odpowiednie narzędzia, trzeba tylko po nie sięgnąć i zacząć je stosować. Na bazie tej książki prowadzę również warsztaty, m.in. w ramach Fundacji Liderek Biznesu, gdzie pomagamy kobietom przełamywać bariery i budować pewność siebie w negocjacjach.

Rozmowa z Ewą Szejner o sile kobiet w negocjacjach.

Powyższe wideo to rozmowa, w której Ewa Szejner rozwija tematykę kobiecej siły w procesach negocjacyjnych, co stanowi doskonałe uzupełnienie przesłania jej książki "Negocjuj, kobieto!". Obala mity i pokazuje, jak wykorzystać swoje naturalne predyspozycje do osiągania sukcesów.

Rady dla początkujących negocjatorów

Pytanie: Jakie kluczowe rady dałaby Pani osobom, które dopiero zaczynają swoją przygodę z negocjacjami lub czują się niepewnie w takich sytuacjach?

Ewa Szejner: Moja pierwsza i najważniejsza rada to: przygotuj się! Nic nie buduje pewności siebie tak jak wiedza. Zrozumienie tematu, znajomość swoich celów, alternatyw (tzw. BATNA – Best Alternative To a Negotiated Agreement) i potencjalnych argumentów drugiej strony to absolutna podstawa. Po drugie, traktujcie negocjacje jako proces, którego można się nauczyć i który można trenować. Nie zrażajcie się pierwszymi niepowodzeniami – każdy sukces, nawet mały, buduje doświadczenie i odwagę. Po trzecie, pamiętajcie o aktywnym słuchaniu. Zamiast skupiać się tylko na tym, co sami chcecie powiedzieć, starajcie się naprawdę zrozumieć potrzeby i motywacje drugiej strony. To często klucz do znalezienia wspólnej płaszczyzny. Po czwarte, ćwiczcie asertywność – umiejętność wyrażania własnych potrzeb i granic w sposób stanowczy, ale z szacunkiem dla rozmówcy. I na koniec, nie bójcie się zadawać pytań. Pytania pomagają wyjaśnić wątpliwości, odkryć ukryte interesy i utrzymać kontrolę nad rozmową. Negocjacje to umiejętność jak każda inna – im więcej praktykujesz, tym stajesz się lepszy.

Szkolenia i Dzielenie się Wiedzą

Pytanie: Prowadzi Pani szkolenia i sesje indywidualne. Jak wygląda typowy proces i co uczestnicy mogą wynieść z takich spotkań?

Ewa Szejner: Moje szkolenia, zarówno grupowe, jak i indywidualne, są zawsze dostosowane do poziomu zaawansowania i specyficznych potrzeb uczestników czy organizacji. Proces zwykle zaczyna się od diagnozy potrzeb – chcę zrozumieć, z jakimi wyzwaniami negocjacyjnymi borykają się uczestnicy i jakie cele chcą osiągnąć. Następnie przechodzimy do części teoretycznej, gdzie omawiamy kluczowe koncepcje, strategie i techniki negocjacyjne. Jednak największy nacisk kładę na praktykę. Wykorzystujemy studia przypadków, symulacje realnych negocjacji, gry negocjacyjne, a czasem nawet analizujemy nagrania wideo z ćwiczeń, aby uczestnicy mogli zobaczyć siebie w akcji i otrzymać konstruktywny feedback. W zależności od potrzeb, możemy skupić się na konkretnych aspektach, jak negocjacje cenowe, negocjacje z trudnym partnerem, komunikacja niewerbalna czy radzenie sobie z manipulacją. Uczestnicy wynoszą ze szkoleń nie tylko wiedzę teoretyczną, ale przede wszystkim praktyczne narzędzia i strategie, które mogą wdrożyć w swojej pracy od zaraz. Często obserwuję, jak przełamują swoje wewnętrzne bariery i zyskują nową pewność siebie – to dla mnie największa satysfakcja.

Podsumowanie Kluczowych Rad Negocjacyjnych

Esencja skuteczności wg Ewy Szejner

Poniższa tabela syntetyzuje najważniejsze porady i zasady, które Ewa Szejner podkreśla jako kluczowe dla osiągnięcia sukcesu w negocjacjach. Stanowi ona praktyczny przewodnik dla każdego, kto chce doskonalić swoje umiejętności w tej dziedzinie.

Zasada / Porada	Opis i Znaczenie	Praktyczne Zastosowanie
Solidne Przygotowanie	Zbieranie danych, analiza rynku, określenie celów (własnych i partnera), BATNA. Fundament pewności siebie i merytorycznej siły.	Przed każdą ważną rozmową stwórz checklistę informacji do zdobycia i celów do osiągnięcia.
Twarde Dane > Emocje	Opieranie argumentacji na faktach, liczbach, obiektywnych kryteriach. Oddzielenie ludzi i emocji od problemu.	Przygotuj konkretne argumenty liczbowe, analizy rynkowe, powołuj się na standardy branżowe.
Akceptacja Braku Sympatii	Gotowość na to, że obrona interesów firmy może spotkać się z oporem lub niechęcią. Priorytetem jest cel biznesowy.	Skup się na zadaniu, nie na potrzebie bycia lubianym. Bądź profesjonalny, ale stanowczy.
Cierpliwość i Wytrwałość	Negocjacje mogą trwać długo. Pośpiech jest złym doradcą. Zdolność do prowadzenia długotrwałych procesów.	Nie ulegaj presji czasu. Bądź gotów na wieloetapowe rozmowy, przerwy, powroty do negocjacji.
Aktywne Słuchanie	Skupienie na zrozumieniu perspektywy, potrzeb i motywacji drugiej strony. Klucz do budowania mostów i znajdowania rozwiązań.	Parafrazuj wypowiedzi partnera, zadawaj pytania pogłębiające, obserwuj mowę ciała.
Asertywność	Umiejętność jasnego komunikowania własnych potrzeb, granic i stanowiska z szacunkiem dla partnera.	Używaj komunikatów "ja", jasno określaj swoje oczekiwania i nie zgadzaj się na warunki poniżej ustalonego minimum.
Elastyczność i Kreatywność	Gotowość do poszukiwania alternatywnych rozwiązań, które mogą zaspokoić interesy obu stron (win-win).	Myśl "poza schematami", proponuj różne opcje, bądź otwarty na niekonwencjonalne pomysły.

Stosowanie tych zasad w praktyce wymaga ćwiczeń i świadomego wysiłku, ale jest kluczem do przekształcenia negocjacji z pola bitwy w proces konstruktywnego rozwiązywania problemów.

FAQ - Najczęściej Zadawane Pytania

Odpowiedzi na popularne wątpliwości dotyczące negocjacji

Czy negocjacji można się nauczyć, czy to wrodzony talent?

Zdecydowanie można się ich nauczyć! Chociaż pewne cechy osobowości mogą pomagać, Ewa Szejner podkreśla, że negocjacje to przede wszystkim zestaw umiejętności i technik, które można opanować poprzez naukę, trening i praktykę. Kluczowe jest przygotowanie, zrozumienie procesu i świadome stosowanie odpowiednich strategii.

Jak radzić sobie z emocjami podczas trudnych negocjacji?

Zarządzanie emocjami to jedna z kluczowych kompetencji. Ewa Szejner radzi, aby przede wszystkim być świadomym własnych emocji i ich potencjalnego wpływu na decyzje. Pomocne może być skupienie się na faktach i danych, robienie przerw w trudnych momentach, stosowanie technik relaksacyjnych (np. głębokie oddychanie) oraz oddzielenie osoby partnera negocjacyjnego od problemu, który jest przedmiotem dyskusji.

Czy zawsze trzeba dążyć do kompromisu (win-win)?

Chociaż poszukiwanie rozwiązań korzystnych dla obu stron (win-win) jest często idealnym podejściem, zwłaszcza w kontekście budowania długoterminowych relacji, nie zawsze jest ono możliwe lub optymalne. Ewa Szejner podkreśla znaczenie obrony interesów firmy i bycia przygotowanym na sytuacje, gdzie trzeba twardo negocjować, aby osiągnąć kluczowe cele biznesowe. Ważne jest, aby elastycznie dobierać strategię do konkretnej sytuacji i relacji z partnerem.

Jakie znaczenie ma mowa ciała w negocjacjach?

Komunikacja niewerbalna odgrywa bardzo ważną rolę. Jak wspomina Ewa Szejner (co jest też tematem jednego z podcastów z jej udziałem), postawa, gesty, kontakt wzrokowy mogą zdradzać emocje, poziom pewności siebie czy nastawienie rozmówcy. Umiejętność odczytywania mowy ciała partnera, a także kontrolowania własnych sygnałów niewerbalnych, może dać przewagę i pomóc w lepszym zrozumieniu dynamiki rozmowy.