Revolutionieren Sie Ihr Mandanten-Onboarding: GwG-Prüfungen automatisiert & DATEV-integriert!

Entdecken Sie digitale Werkzeuge, die Steuerberatern helfen, GwG-Pflichten effizient und nahtlos zu erfüllen.

Die Einhaltung des Geldwäschegesetzes (GwG) stellt Steuerberater vor wachsende Herausforderungen, insbesondere beim Onboarding neuer Mandanten. Die gute Nachricht: Es gibt spezialisierte Softwarelösungen, die diesen Prozess nicht nur vereinfachen, sondern auch automatisieren und direkt in Ihre bestehenden Systeme wie DATEV integrieren.

Highlights der Digitalen GwG-Tools

Automatisierte GwG-Prüfungen: Werkzeuge übernehmen die Identifizierung von Mandanten, die Prüfung auf politisch exponierte Personen (PEP), Sanktionslisten-Abgleiche und Risikoanalysen automatisch.
Nahtlose DATEV-Integration: Viele Lösungen bieten Schnittstellen (z.B. DATEVconnect), um geprüfte Daten direkt und digital in DATEV zu übertragen oder abzugleichen, was doppelte Dateneingabe vermeidet.
Effizienz und Compliance: Digitale Helfer reduzieren den manuellen Aufwand, minimieren Fehler, sorgen für eine revisionssichere Dokumentation und gewährleisten die Einhaltung der komplexen GwG-Vorschriften.

Warum digitale Unterstützung bei der GwG-Prüfung unerlässlich ist

Die Pflichten des Steuerberaters nach dem Geldwäschegesetz

Steuerberater gehören gemäß § 2 Abs. 1 Nr. 12 GwG zu den Verpflichteten des Geldwäschegesetzes. Dies bedeutet, dass sie umfassende Sorgfaltspflichten erfüllen müssen, um Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung zu verhindern. Zu diesen Pflichten zählen insbesondere:

Identifizierung des Mandanten und ggf. des wirtschaftlich Berechtigten: Feststellung und Überprüfung der Identität.
Risikoanalyse: Bewertung des individuellen Geldwäscherisikos für jedes Mandat.
Einholung von Informationen über den Zweck und die Art der Geschäftsbeziehung.
Kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung.
Dokumentation der durchgeführten Maßnahmen.

Die manuelle Durchführung dieser Prüfungen, insbesondere bei komplexen Mandantenstrukturen oder hohem Mandantenaufkommen, ist zeitaufwendig und fehleranfällig. Die Komplexität des Gesetzes und die Notwendigkeit einer lückenlosen Dokumentation machen digitale Werkzeuge zu einer wertvollen Unterstützung im Kanzleialltag.

Viele GwG-Tools setzen auf Cloud-Technologie und Schnittstellen zu etablierten Plattformen wie DATEV.

Vorteile der Automatisierung und Digitalisierung

Der Einsatz spezialisierter Software bietet Steuerkanzleien entscheidende Vorteile:

Zeitersparnis: Automatisierte Prüfungen laufen in Sekunden oder Minuten ab, statt Stunden manueller Arbeit.
Reduzierung von Fehlern: Standardisierte Prozesse und Datenbankabgleiche minimieren menschliche Fehlerquellen.
Revisionssichere Dokumentation: Alle Prüfschritte und Ergebnisse werden digital und nachvollziehbar gespeichert.
Effizienzsteigerung: Freigewordene Ressourcen können für die Kernberatungstätigkeit genutzt werden.
Compliance-Sicherheit: Die Tools sind auf die aktuellen gesetzlichen Anforderungen ausgelegt und helfen, Bußgelder zu vermeiden.
Verbesserte Mandantenerfahrung: Ein schnelleres, digitales Onboarding wird von Mandanten oft positiv wahrgenommen.

Überblick über führende GwG-Tools für Steuerberater mit DATEV-Integration

Der Markt bietet eine wachsende Zahl an Softwarelösungen, die speziell auf die Bedürfnisse von Steuerberatern zugeschnitten sind und die GwG-Prüfung im Onboarding-Prozess automatisieren. Viele davon bieten explizit Schnittstellen zu DATEV an.

Spezialisierte KYC- und Compliance-Plattformen

DS | GwG (DATA Security GmbH / DATEV Marktplatz)

Dieses Tool ist prominent im DATEV-Marktplatz vertreten und wurde speziell für DATEV-Kanzleien entwickelt. Es nutzt die DATEVconnect Schnittstelle, um Mandantenstammdaten direkt aus DATEV zu importieren. Anschließend führt es automatisierte Prüfungen durch (PEP-Status, Sanktionslisten, Branchenrisiken, Drittlandbezug) und dokumentiert die Ergebnisse digital. Es gilt als praxisnahe Lösung zur Erfüllung der GwG-Pflichten.

KYCnow

KYCnow fokussiert sich auf die schnelle und automatisierte KYC-Prüfung beim Mandanten-Onboarding. Es lässt sich oft in Kanzleimanagement- oder Mandantenportale wie KanzleiDrive integrieren. KYCnow prüft relevante Datenquellen und führt eine Risikoanalyse durch. Die Ergebnisse werden digital dokumentiert, und es besteht eine Schnittstelle für den Datenexport oder -zugriff in DATEV, was die nahtlose Integration in den Kanzlei-Workflow ermöglicht.

RegLab

RegLab bietet eine umfassende Automatisierungslösung für die GwG-Compliance. Es unterstützt Steuerberater beim Kunden-Onboarding, bei der Risikoanalyse (teilweise KI-gestützt) und der kontinuierlichen Überwachung von Sanktionslisten. Die Plattform zielt auf eine 100%ige GwG-Konformität ab und ermöglicht den Export von Daten, was die Integration mit Systemen wie DATEV erleichtert.

Acadias

Acadias richtet sich ebenfalls an Rechts- und Steuerkanzleien und hebt sich durch KI-gestützte Risikoanalysen hervor. Es verspricht eine vollständige digitale Dokumentation und automatisierte Überwachungsfunktionen zur Einhaltung des GwG. Auch hier wird die Kompatibilität bzw. die Möglichkeit von Schnittstellen zu gängigen Kanzleisystemen wie DATEV betont.

BetterCo / 5FSoftware

BetterCo stellt Module für Onboarding und Compliance bereit, die in Kanzleisoftware wie die von 5FSoftware integriert werden können. Der Fokus liegt auf der Automatisierung von KYC-Prozessen und der digitalen Abbildung der GwG-Compliance, inklusive Risiko-Checks und Dokumentation. Die Integrationstiefe mit DATEV kann je nach Implementierung variieren.

Weitere relevante Lösungen und Ansätze

KanzleiDrive mit KYC-Integration: Bietet eine eingebaute Funktion zur automatisierten GwG-Prüfung mit direkter DATEV-Schnittstelle.
Validatis KYC Complyer: Ein Online-Tool zur effizienten und rechtssicheren Gestaltung des KYC-Prozesses für Steuerberater.
DATEV Mandatsanbahnung: Ein Modul von DATEV selbst, das den digitalen Mandatsakquise- und Onboarding-Prozess unterstützt und Compliance-Aspekte integriert.
DS|Identity (DATA Security GmbH): Spezialisiert auf die rechtskonforme Videoidentifikation von Personen, eine Komponente der GwG-Prüfung.
Tools von Winheller oder Wolters Kluwer (AnNoText): Bieten ebenfalls digitale Lösungen zur GwG-Prüfung und Dokumentation, oft integriert in umfassendere Kanzleisoftware.

Vergleich ausgewählter GwG-Tools: Ein Radarüberblick

Die Auswahl des richtigen Tools hängt von den spezifischen Bedürfnissen Ihrer Kanzlei ab. Der folgende Radar-Chart bietet einen geschätzten Vergleich einiger populärer Lösungen basierend auf gängigen Kriterien. Die Bewertungen sind subjektiv und dienen der Orientierung, basierend auf den verfügbaren Beschreibungen.

Hinweis: Die Bewertungen im Chart sind Schätzungen basierend auf öffentlich verfügbaren Informationen und dienen nur zur Illustration. Eine individuelle Evaluierung wird empfohlen.

Funktionsübersicht: Was leisten die Tools im Detail?

Die verschiedenen Softwarelösungen decken unterschiedliche Aspekte der GwG-Compliance ab. Diese Tabelle fasst einige Kernfunktionen zusammen:

Tool / Kategorie	Kernfunktion	Automatisierte Prüfungen	DATEV-Schnittstelle	Besonderheiten
DS \| GwG	GwG-Compliance Suite	PEP, Sanktionen, Risiko (Branche, Land)	Ja (DATEVconnect Import)	Direkt im DATEV-Marktplatz, Fokus auf DATEV-Kanzleien
KYCnow	KYC / Onboarding Automation	Identität, PEP, Sanktionen, Bonität (z.B. Schufa), Risiko	Ja (Export/Zugriff)	Sehr schnell, oft integriert in Portale (z.B. KanzleiDrive)
RegLab	GwG-Compliance Automation	Identität, PEP, Sanktionen, Risikoanalyse (teilw. KI)	Ja (Datenexport / API)	Fokus auf 100% Compliance, kontinuierliche Überwachung
Acadias	GwG-Compliance für Rechts-/Steuerberater	Identität, PEP, Sanktionen, KI-Risikoanalyse	Ja (Datenexport / API)	Starke Betonung auf KI-gestützter Risikoanalyse
BetterCo / 5FSoftware	Onboarding & Compliance Modul	KYC, PEP, Sanktionen, Risiko	Indirekt/Abhängig von Integration	Modulare Einbindung in Kanzleisoftware
DATEV Mandatsanbahnung	Digitaler Onboarding-Prozess	Grundlegende Compliance-Checks integriert	Ja (Nativ)	Fokus auf den gesamten Akquise- und Onboarding-Workflow

Das Ökosystem der GwG-Tools für Steuerberater

Die Landschaft der digitalen Helfer für die GwG-Compliance ist vielfältig. Die folgende Mindmap visualisiert die Zusammenhänge zwischen den gesetzlichen Anforderungen, den Bedürfnissen der Steuerberater und den verfügbaren Tool-Kategorien.

mindmap root["GwG-Compliance für Steuerberater"] id1["Gesetzliche Anforderungen (GwG)"] id1_1["Identifizierungspflicht"] id1_2["Risikoanalyse"] id1_3["PEP-Prüfung"] id1_4["Sanktionslistenabgleich"] id1_5["Dokumentationspflicht"] id1_6["Kontinuierliche Überwachung"] id2["Herausforderungen beim Onboarding"] id2_1["Manueller Aufwand"] id2_2["Fehlerrisiko"] id2_3["Zeitdruck"] id2_4["Komplexität"] id3["Digitale Lösungsansätze"] id3_1["Automatisierung von Prüfungen"] id3_2["Digitalisierung der Dokumentation"] id3_3["DATEV-Integration"] id3_3_1["DATEVconnect Schnittstelle"] id3_3_2["Datenimport/-export"] id3_3_3["Vermeidung doppelter Eingabe"] id3_4["Tool-Kategorien"] id3_4_1["Spezialisierte KYC-Tools"] id3_4_1_1["KYCnow"] id3_4_1_2["DS|Identity"] id3_4_1_3["Validatis"] id3_4_2["Umfassende Compliance Suiten"] id3_4_2_1["DS | GwG"] id3_4_2_2["RegLab"] id3_4_2_3["Acadias"] id3_4_3["Integrierte Kanzleilösungen"] id3_4_3_1["KanzleiDrive + KYC"] id3_4_3_2["BetterCo / 5FSoftware"] id3_4_3_3["DATEV Mandatsanbahnung"] id4["Vorteile der Tools"] id4_1["Effizienzsteigerung"] id4_2["Compliance-Sicherheit"] id4_3["Zeitersparnis"] id4_4["Verbesserte Datenqualität"]

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Warum ist eine automatisierte GwG-Prüfung beim Onboarding wichtig?

Die manuelle Prüfung ist zeitaufwendig, fehleranfällig und schwer lückenlos zu dokumentieren. Automatisierte Tools beschleunigen den Prozess erheblich, erhöhen die Genauigkeit durch Abgleich mit aktuellen Datenbanken (PEP, Sanktionslisten) und erstellen eine revisionssichere digitale Dokumentation. Dies stellt die Einhaltung der gesetzlichen Pflichten sicher und reduziert das Haftungsrisiko für den Steuerberater.

Was bedeutet die DATEV-Schnittstelle konkret?

Eine DATEV-Schnittstelle (oft über DATEVconnect realisiert) ermöglicht den direkten Datenaustausch zwischen dem GwG-Tool und der DATEV-Software. Mandantenstammdaten können aus DATEV importiert werden, um sie im Tool zu prüfen. Umgekehrt können die Ergebnisse der GwG-Prüfung (z.B. Risikoeinstufung, durchgeführte Prüfungen, Dokumente) digital an DATEV übermittelt und dort beim Mandanten gespeichert werden. Das vermeidet doppelte Datenerfassung und sorgt für konsistente Daten.

Welche Prüfungen führen diese Tools typischerweise durch?

Die meisten Tools führen standardmäßig folgende Prüfungen durch:

Abgleich mit Sanktionslisten (EU, OFAC, UN etc.)
Prüfung auf Status als politisch exponierte Person (PEP)
Identitätsprüfung (teilweise mit Video-Ident oder Abgleich mit Ausweisdatenbanken)
Ermittlung und Prüfung des wirtschaftlich Berechtigten
Risikobewertung basierend auf Faktoren wie Branche, Herkunftsland, Transaktionsvolumen etc.
Teilweise auch Bonitätsprüfungen (z.B. Schufa)

Sind solche digitalen GwG-Tools für Steuerberater Pflicht?

Nein, der Einsatz spezifischer Software ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Pflicht ist jedoch die Einhaltung der Sorgfaltspflichten nach dem GwG und deren lückenlose Dokumentation. Angesichts der Komplexität und des Umfangs der Anforderungen bieten digitale Tools die effizienteste und sicherste Methode, diesen Pflichten nachzukommen und die Compliance nachzuweisen.