Korte Werkvorm voor Ziekenhuismanagers

Een interactieve oefening met de Harvard-methode en de jij, ik, wij-benadering

Belangrijke Inzichten

Harvard-methode en belangenbenadering: Focussen op het ontsluiten van onderliggende belangen ("ik", "jij", "wij") om gezamenlijke oplossingen te vinden.
Interactie en reflectie: Rollenspellen en groepsdiscussies stimuleren inzicht en begrip van elkaars perspectieven.
Praktische toepassing: Werkvormen simuleren real-life scenario’s die relevant zijn voor ziekenhuismanagement en energie geven aan samenwerking.

Introductie

Deze werkvorm is speciaal ontworpen voor managers in een ziekenhuis. Het doel van de sessie is om de deelnemers te laten ervaren hoe de Harvard-methode van onderhandelen kan worden toegepast, met een nadruk op de "jij, ik, wij"-benadering. De werkvorm is interactief en bestaat uit rollenspellen, groepsdiscussie en praktische oefeningen. In de sessie gaan deelnemers van individueel perspectief ("ik"), naar het erkennen van andermans belangen ("jij"), en uiteindelijk tot het vinden van gezamenlijke, duurzame oplossingen ("wij").

Opzet van de Werkvorm

Doelstellingen

Het centrale doel van deze werkvorm is om ziekenhuismanagers te voorzien van een praktisch kader waarin zij:

De grondprincipes van de Harvard-methode van onderhandelen leren toepassen.
De dynamiek van individuele belangen ("ik") tegenover de belangen van de ander ("jij") en de collectieve belangen ("wij") verkennen.
In staat zijn om met creatieve en duurzame oplossingen te komen binnen een complexe ziekenhuisomgeving.

Duur van de Sessies

De sessie is ontworpen als een workshop van ongeveer 1,5 tot 2 uur. Het programma bevat een introductie, scenariobased rollenspellen, groeps- en plenaire discussies, en een evaluatie- en reflectieronde.

Werkvorm: "De Dialyse Machine Dilemma"

In dit scenario gaan de deelnemers een complexe en veelvoorkomende ziekenhuisuitdaging simuleren: beperkte middelen in de vorm van dialyse machines. Hierbij spelen de Harvard-methode en de "jij, ik, wij"-benadering een cruciale rol.

Stap 1: Introductie en Voorbereiding (15 minuten)

Begin de sessie met een korte introductie over de Harvard-methode. Bespreek de vier kernprincipes:

Het probleem van de mensen scheiden (zie de persoon niet als het probleem)
Focus op belangen in plaats van posities
Creëer opties voor gezamenlijk voordeel
Baseer het eindresultaat op objectieve criteria

Leg vervolgens de "jij, ik, wij" benadering uit:

Ik: Identificeer je persoonlijke of afdelingsspecifieke belangen.
Jij: Erken de belangen van de andere partijen binnen het ziekenhuis, zoals collega's of andere afdelingen.
Wij: Zoek gezamenlijk naar oplossingen die in het belang zijn van het gehele ziekenhuis en de patiëntenzorg.

Vraag de deelnemers om even stil te staan bij hun eigen rol binnen het ziekenhuis en de bijbehorende verantwoordelijkheden en belangen.

Stap 2: Scenario Uitleg en Rollenverdeling (10 minuten)

Beschrijf de centrale casus: “Zeven patiënten hebben dringend dialyse nodig, maar er zijn slechts twee dialyse machines beschikbaar.”

Verdeel de deelnemers in groepen en wijs elke groep verschillende rollen toe, bijvoorbeeld:

Medisch team: Artsen en verpleegkundigen die de medische noodzaak en zorgkwaliteit waarborgen.
Administratieve staf: Verantwoordelijk voor budgettering en toewijzing van middelen.
Ethische commissie: Toezicht op de rechtvaardigheid en ethische implicaties van beslissingen.
Patiëntenvertegenwoordigers: Vertegenwoordigen de belangen van de patiënten en hun families.

Geef elke groep een overzicht van hun rol en de bijbehorende belangen. Stimuleer ze om na te denken over:

Hun individuele belangen (ik): Welke specifieke behoeften worden door de rol vertegenwoordigd?
De belangen van de andere rolspelers (jij): Wat zijn de prioriteiten van de andere partijen?
De gemeenschappelijke belangen (wij): Wat is de optimale oplossing voor het ziekenhuis als geheel, met optimale patiëntenzorg als uitgangspunt?

Stap 3: Rollenspellen en Onderhandelingen (30 minuten)

Ronde 1: Individuele Reflectie

Laat de deelnemers individueel nadenken over hun rol en bijbehorende belangen. Dit helpt hen zich bewust te worden van dieperliggende belangen en nodigt uit tot voorbereiding op de onderhandelingen.

Ronde 2: Dialoog in Paren of Kleine Groepen

Vorm paren of kleine groepen waarin één deelnemer duidelijk hun eigen belangen ("ik") presenteert en tegelijkertijd actief luistert naar de belangen van de ander ("jij"). Dit stimuleert empathie en begrip tussen de partijen.

Ronde 3: Gezamenlijke Onderhandeling

Breng de groepen weer samen voor een gezamenlijke onderhandeling. Laat hen brainstormen over mogelijke oplossingen waarin de belangen van alle partijen worden meegenomen ("wij"). Tijdens deze fase komt de gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het oplossen van het dilemma naar voren.

Als facilitator kun je sturende vragen stellen als:

Welke criteria kunnen objectief worden vastgesteld om een rechtvaardige toewijzing van de machines te waarborgen?
Hoe kunnen we de knelpunten tussen afdelingen opvangen?
Welke alternatieve oplossingen (bijvoorbeeld spoedbehandelingen of samenwerking met andere ziekenhuizen) bieden ruimte voor gelijkwaardigheid tussen de partijen?

Stap 4: Evaluatie en Reflectie (15 minuten)

Nodig de deelnemers uit om kort terug te koppelen over hun onderhandelingsproces. Vraag hen:

Welke belangen kwamen het meest naar voren?
Hoe verloop de overgang van "ik" naar "wij" gedurende de sessie?
Welke obstakels kwamen ze tegen en hoe werden deze overwonnen?

Deze evaluatie helpt om de theoretische principes te verbinden met de praktijk, en benadrukt de waarde van empathie en gezamenlijke verantwoordelijkheid in besluitvorming.

Praktische Toepassing en Overzicht

Hieronder volgt een overzicht in tabelvorm van de werkvorm, zodat je dit makkelijk kunt integreren binnen jouw trainingsprogramma.

Fase	Omschrijving	Tijd
Introductie	Uitleg van de Harvard-methode en het belang van "ik", "jij", "wij". Reflectie op eigen rollen en verantwoordelijkheden.	15 minuten
Scenario en Rollen	Presentatie van de casus: beperkte dialyse machines. Verdeling in groepen met specifieke rollen, bijvoorbeeld medisch, administratie, ethiek en patiëntenvertegenwoordiging.	10 minuten
Rollenspellen & Onderhandeling	Ronde 1 – Individuele voorbereiding; Ronde 2 – Dialoog in kleine groepen ("ik" en "jij"); Ronde 3 – Gezamenlijke onderhandeling gericht op "wij".	30 minuten
Evaluatie & Reflectie	Plenaire bespreking en feedback op het onderhandelingsproces. Identificatie van leerpunten en concrete actiepunten.	15 minuten

Aanvullende Componenten

Facilitator Tips

Als facilitator is het belangrijk om een veilige en open sfeer te creëren. Moedig deelnemers aan om:

Zich open te stellen voor onverwachte inzichten tijdens de onderhandelingen.
Constructieve feedback te geven en te ontvangen.
Creatief na te denken over alternatieve benaderingen die de belangen van alle partijen verbinden.

Het onderzoeken van elkaars standpunten en het vinden van gemeenschappelijke grond versterkt niet alleen de onderhandelingsvaardigheden, maar geeft ook handvatten voor het verbeteren van de interdepartementale samenwerking in het dagelijkse ziekenhuisbeheer.

Aanpasbaarheid en Flexibiliteit

Deze werkvorm is flexibel en kan worden aangepast aan verschillende scenarios binnen de ziekenhuiscontext. Denk bijvoorbeeld aan andere thema’s zoals:

Budgetverdeling en investeringsbeslissingen.
Implementatie van nieuwe technologieën.
Optimalisatie van personeelplanning en werkroosters.

Door het kernconcept van “jij, ik, wij” centraal te stellen, kunnen managers in elke context leren om eigen en gezamenlijke belangen tegenover elkaar af te wegen op een empathische en strategische manier.

Reflectie op de Harvard-methode

De Harvard-methode richt zich niet louter op het bereiken van een akkoord, maar op het creëren van waarde. Door de nadruk op luisteren, het genereren van opties, en het formuleren van objectieve criteria, wordt de kans op langdurige, positieve relaties vergroot. Dit is van cruciaal belang in een ziekenhuisomgeving waar beslissingen vaak grote gevolgen hebben voor de patiëntenzorg en de interne samenwerking.

Het doorlopen van de fasen “ik”, “jij” en “wij” helpt managers om voorbij hun eigen standpunten te kijken en de belangen van anderen te respecteren, waardoor uiteindelijk meer gedragen en duurzame besluiten worden genomen. Deze benadering bevordert niet alleen het oplossingsgericht denken, maar draagt ook bij aan een cultuur van open communicatie en samenwerking.