Comprender la dinámica de las retenciones del Impuesto de Industria y Comercio (ICA) en Colombia, especialmente cuando se trata de transacciones entre contribuyentes del régimen común, es crucial para una correcta gestión fiscal. A menudo surge la pregunta de por qué, si ambos pertenecen al mismo régimen y uno factura, no siempre se practica la retención. La respuesta reside en una combinación de la naturaleza del impuesto, el rol de los agentes retenedores y las específicas regulaciones municipales.
El Impuesto de Industria y Comercio (ICA) es un gravamen de carácter municipal que se aplica a la realización de actividades industriales, comerciales o de servicios, ya sea de forma permanente u ocasional, en una determinada jurisdicción municipal. Cada municipio establece sus propias tarifas, exenciones y procedimientos.
La retención en la fuente a título de ICA (ReteICA) no es un impuesto adicional, sino un mecanismo de recaudo anticipado del ICA. Mediante este sistema, la persona o entidad que realiza un pago (denominada agente retenedor) por un concepto sujeto a ICA, descuenta un porcentaje del valor del pago al beneficiario (sujeto pasivo de la retención) y lo consigna a la administración tributaria municipal.
La clave para entender por qué no siempre se practica ReteICA entre contribuyentes del régimen común radica en la definición de quiénes son agentes de retención y sobre quiénes se practica la retención:
En Colombia, para efectos del ICA y otros impuestos, se suelen distinguir diferentes tipos de regímenes tributarios. Aunque la terminología puede variar (anteriormente "régimen simplificado", ahora con conceptos como "régimen preferencial" en algunas jurisdicciones para ICA), la lógica general es la siguiente:
La lógica general del sistema de ReteICA es que los agentes retenedores (frecuentemente del régimen común) practiquen la retención cuando realizan pagos a contribuyentes del régimen preferencial. Esto se debe a que se busca asegurar el recaudo del impuesto de aquellos contribuyentes con menores controles o capacidades administrativas.
Imagen ilustrativa del sistema de facturación, fundamental en las transacciones comerciales.
La razón principal por la cual a un contribuyente del régimen común que factura a otro del mismo régimen generalmente no se le practica retención de ICA es que ambas partes tienen la obligación de declarar y pagar el ICA directamente a la administración municipal correspondiente. El sistema asume que, al ser ambos del régimen común, poseen la estructura y la obligación de cumplir con la liquidación y pago del impuesto generado por sus actividades.
Realizar una retención entre dos contribuyentes del régimen común podría considerarse redundante desde la perspectiva del recaudo, ya que el sujeto que recibe el ingreso (el facturador) es plenamente responsable de declarar ese ingreso y liquidar el ICA correspondiente. La retención está más enfocada en asegurar el recaudo cuando el beneficiario del pago podría tener dificultades para cumplir con esta obligación o pertenece a un régimen con menos controles.
Es fundamental reiterar que el ICA es un impuesto municipal. Esto significa que cada alcaldía tiene la potestad de establecer sus propias normas respecto a:
Si bien la tendencia general es no aplicar ReteICA entre contribuyentes del régimen común, pueden existir excepciones. Algunos municipios podrían establecer en sus estatutos tributarios locales que, bajo ciertas circunstancias o para ciertas actividades, sí deba practicarse retención entre contribuyentes del régimen común. Por ejemplo, en Bogotá D.C., según normativas como el Acuerdo 756 de 2019 y la Resolución DDI-000305 de 2020, los agentes retenedores del régimen común deben retener ICA a beneficiarios del régimen preferencial. Además, se estableció que a partir del 1 de julio de 2004, los contribuyentes del régimen común también deben efectuar retención de ICA a profesionales independientes inscritos en el régimen común por operaciones gravadas en Bogotá.
El siguiente gráfico de radar ilustra de manera conceptual la ponderación de diversos factores que determinan si se debe aplicar o no la retención de ICA en una transacción específica. Es importante notar que la "Normativa Municipal" tiene un peso preponderante, ya que define las reglas del juego a nivel local.
Este gráfico muestra cómo múltiples variables interactúan. Por ejemplo, aunque el pagador y el beneficiario sean del régimen común (factores "Régimen del Pagador" y "Régimen del Beneficiario"), la "Normativa Municipal Específica" podría dictar una excepción que obligue a retener en ciertos casos.
Para visualizar mejor el proceso de decisión sobre si se debe o no practicar la retención de ICA, el siguiente mapa mental resume los puntos clave a considerar. La consulta de la normativa municipal específica es siempre el paso determinante.
Este mapa mental simplifica el proceso lógico que un pagador (potencial agente retenedor) debería seguir. La rama principal que lleva a "No se practica Retención de ICA" cuando el beneficiario es otro Régimen Común (id5) es la situación general que motiva la pregunta del usuario, siempre y cuando la normativa municipal no indique lo contrario para esa transacción específica.
La siguiente tabla resume las responsabilidades típicas respecto al ICA para diferentes actores, ilustrando por qué la retención no es una práctica estándar entre contribuyentes del régimen común.
Aspecto | Contribuyente Régimen Común (como Pagador/Agente Retenedor) | Contribuyente Régimen Común (como Beneficiario/Facturador) | Contribuyente Régimen Preferencial (como Beneficiario) |
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Declaración de ICA | Declara y paga el ICA generado por sus propias actividades. | Declara y paga el ICA generado por sus propias actividades. | Generalmente no obligado a declarar ICA (el impuesto se recauda vía retención). Las condiciones varían por municipio. |
Práctica de ReteICA | Sí, cuando paga a sujetos de retención (ej. del régimen preferencial o casos especiales definidos por el municipio). | No practica retención sobre sus propios ingresos (es el sujeto al que podrían retenerle, si aplica). | No practica retención. |
Sujeto a ReteICA | Generalmente NO, cuando recibe pagos de otro régimen común (salvo excepciones municipales). Sí, si recibe pagos de un agente retenedor y la norma lo exige para un caso específico (ej. profesional independiente). | Generalmente NO, cuando factura a otro régimen común (salvo excepciones municipales). | SÍ, cuando recibe pagos de un agente retenedor por actividades gravadas. |
Responsabilidad Principal | Declarar su ICA y actuar como agente retenedor según la norma. | Declarar y pagar su ICA directamente. | Asegurar que se le practique la retención correctamente. |
Esta tabla ayuda a entender que la responsabilidad principal del contribuyente del régimen común que factura es declarar y pagar su propio impuesto. La retención es un mecanismo que opera principalmente en la interfaz entre el régimen común (como pagador) y regímenes con menores obligaciones.
Este video ofrece una explicación general sobre qué es el ReteICA (Retención de Industria y Comercio), quiénes están involucrados y cómo funciona este mecanismo de recaudo anticipado en Colombia. Aunque los detalles específicos pueden variar por municipio, el video proporciona una base conceptual útil para entender el tema.