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Desentrañando el Misterio: ¿Por Qué No Siempre Hay Retención de ICA Entre Contribuyentes del Régimen Común?

Una mirada profunda a las normativas que eximen de esta obligación en ciertas transacciones facturadas.

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Comprender la dinámica de las retenciones del Impuesto de Industria y Comercio (ICA) en Colombia, especialmente cuando se trata de transacciones entre contribuyentes del régimen común, es crucial para una correcta gestión fiscal. A menudo surge la pregunta de por qué, si ambos pertenecen al mismo régimen y uno factura, no siempre se practica la retención. La respuesta reside en una combinación de la naturaleza del impuesto, el rol de los agentes retenedores y las específicas regulaciones municipales.

Puntos Clave para Entender la Retención de ICA

  • Obligación Directa del Contribuyente: Generalmente, los contribuyentes del régimen común declaran y pagan el ICA directamente, lo que reduce la necesidad de una retención entre ellos.
  • Rol del Agente Retenedor: La retención de ICA es practicada por un "agente retenedor" designado, usualmente cuando realiza pagos a contribuyentes de regímenes con menores obligaciones formales, como el régimen preferencial.
  • Normativa Municipal Específica: El ICA es un impuesto territorial; por lo tanto, las reglas sobre quiénes son agentes retenedores y cuándo se debe retener varían significativamente entre municipios.

El Fundamento: ¿Qué es el ICA y la Retención en la Fuente (ReteICA)?

Definiendo Conceptos Esenciales

El Impuesto de Industria y Comercio (ICA) es un gravamen de carácter municipal que se aplica a la realización de actividades industriales, comerciales o de servicios, ya sea de forma permanente u ocasional, en una determinada jurisdicción municipal. Cada municipio establece sus propias tarifas, exenciones y procedimientos.

La retención en la fuente a título de ICA (ReteICA) no es un impuesto adicional, sino un mecanismo de recaudo anticipado del ICA. Mediante este sistema, la persona o entidad que realiza un pago (denominada agente retenedor) por un concepto sujeto a ICA, descuenta un porcentaje del valor del pago al beneficiario (sujeto pasivo de la retención) y lo consigna a la administración tributaria municipal.

Agentes de Retención y Sujetos de Retención

La clave para entender por qué no siempre se practica ReteICA entre contribuyentes del régimen común radica en la definición de quiénes son agentes de retención y sobre quiénes se practica la retención:

  • Agente de Retención: Es la persona natural o jurídica designada por la normativa municipal (o en algunos casos, nacional con efectos municipales) para efectuar la retención. Típicamente, los grandes contribuyentes y los contribuyentes del régimen común son designados como agentes retenedores.
  • Sujeto de Retención (o Beneficiario del Pago): Es la persona o entidad a la cual se le practica la retención.

La Dinámica Entre Régimen Común y Régimen Preferencial

En Colombia, para efectos del ICA y otros impuestos, se suelen distinguir diferentes tipos de regímenes tributarios. Aunque la terminología puede variar (anteriormente "régimen simplificado", ahora con conceptos como "régimen preferencial" en algunas jurisdicciones para ICA), la lógica general es la siguiente:

  • Régimen Común (o Responsables de IVA): Son contribuyentes con un volumen de operaciones o ingresos que supera ciertos umbrales, lo que implica mayores obligaciones formales (llevar contabilidad, facturar electrónicamente, declarar y pagar impuestos periódicamente).
  • Régimen Preferencial (o No Responsables): Son contribuyentes con menores ingresos u operaciones, que tienen obligaciones tributarias simplificadas.

La lógica general del sistema de ReteICA es que los agentes retenedores (frecuentemente del régimen común) practiquen la retención cuando realizan pagos a contribuyentes del régimen preferencial. Esto se debe a que se busca asegurar el recaudo del impuesto de aquellos contribuyentes con menores controles o capacidades administrativas.

Proceso de facturación electrónica en Colombia

Imagen ilustrativa del sistema de facturación, fundamental en las transacciones comerciales.

¿Por Qué Generalmente No Hay ReteICA Entre Contribuyentes del Régimen Común?

La razón principal por la cual a un contribuyente del régimen común que factura a otro del mismo régimen generalmente no se le practica retención de ICA es que ambas partes tienen la obligación de declarar y pagar el ICA directamente a la administración municipal correspondiente. El sistema asume que, al ser ambos del régimen común, poseen la estructura y la obligación de cumplir con la liquidación y pago del impuesto generado por sus actividades.

Realizar una retención entre dos contribuyentes del régimen común podría considerarse redundante desde la perspectiva del recaudo, ya que el sujeto que recibe el ingreso (el facturador) es plenamente responsable de declarar ese ingreso y liquidar el ICA correspondiente. La retención está más enfocada en asegurar el recaudo cuando el beneficiario del pago podría tener dificultades para cumplir con esta obligación o pertenece a un régimen con menos controles.

La Importancia Crucial de la Normativa Municipal

Es fundamental reiterar que el ICA es un impuesto municipal. Esto significa que cada alcaldía tiene la potestad de establecer sus propias normas respecto a:

  • Quiénes son agentes de retención.
  • Sobre qué operaciones y a qué tipo de contribuyentes se debe practicar la retención.
  • Las tarifas de retención.
  • Las bases mínimas para retener.

Si bien la tendencia general es no aplicar ReteICA entre contribuyentes del régimen común, pueden existir excepciones. Algunos municipios podrían establecer en sus estatutos tributarios locales que, bajo ciertas circunstancias o para ciertas actividades, sí deba practicarse retención entre contribuyentes del régimen común. Por ejemplo, en Bogotá D.C., según normativas como el Acuerdo 756 de 2019 y la Resolución DDI-000305 de 2020, los agentes retenedores del régimen común deben retener ICA a beneficiarios del régimen preferencial. Además, se estableció que a partir del 1 de julio de 2004, los contribuyentes del régimen común también deben efectuar retención de ICA a profesionales independientes inscritos en el régimen común por operaciones gravadas en Bogotá.

Factores que Influyen en la Aplicación de ReteICA

El siguiente gráfico de radar ilustra de manera conceptual la ponderación de diversos factores que determinan si se debe aplicar o no la retención de ICA en una transacción específica. Es importante notar que la "Normativa Municipal" tiene un peso preponderante, ya que define las reglas del juego a nivel local.

Este gráfico muestra cómo múltiples variables interactúan. Por ejemplo, aunque el pagador y el beneficiario sean del régimen común (factores "Régimen del Pagador" y "Régimen del Beneficiario"), la "Normativa Municipal Específica" podría dictar una excepción que obligue a retener en ciertos casos.


Flujo de Decisión para la Retención de ICA

Para visualizar mejor el proceso de decisión sobre si se debe o no practicar la retención de ICA, el siguiente mapa mental resume los puntos clave a considerar. La consulta de la normativa municipal específica es siempre el paso determinante.

mindmap root["¿Se debe practicar ReteICA?"] id1["¿El pagador es agente retenedor designado?"] id1_1["Sí"] id2["¿La operación está sujeta a ICA en el municipio?"] id2_1["Sí"] id3["¿El beneficiario del pago es sujeto de retención según la norma municipal?"] id3_1["Sí (Ej: Régimen Preferencial, Profesional Independiente específico)"] id4["Practicar Retención de ICA"] id3_2["No (Ej: Otro Régimen Común, y la norma no lo exige para esta transacción)"] id5["No se practica Retención de ICA
(Beneficiario declara directamente)"] id2_2["No"] id6["No se practica Retención de ICA"] id1_2["No"] id7["No se practica Retención de ICA"]

Este mapa mental simplifica el proceso lógico que un pagador (potencial agente retenedor) debería seguir. La rama principal que lleva a "No se practica Retención de ICA" cuando el beneficiario es otro Régimen Común (id5) es la situación general que motiva la pregunta del usuario, siempre y cuando la normativa municipal no indique lo contrario para esa transacción específica.


Tabla Comparativa: Obligaciones Generales de ICA

La siguiente tabla resume las responsabilidades típicas respecto al ICA para diferentes actores, ilustrando por qué la retención no es una práctica estándar entre contribuyentes del régimen común.

Aspecto Contribuyente Régimen Común (como Pagador/Agente Retenedor) Contribuyente Régimen Común (como Beneficiario/Facturador) Contribuyente Régimen Preferencial (como Beneficiario)
Declaración de ICA Declara y paga el ICA generado por sus propias actividades. Declara y paga el ICA generado por sus propias actividades. Generalmente no obligado a declarar ICA (el impuesto se recauda vía retención). Las condiciones varían por municipio.
Práctica de ReteICA Sí, cuando paga a sujetos de retención (ej. del régimen preferencial o casos especiales definidos por el municipio). No practica retención sobre sus propios ingresos (es el sujeto al que podrían retenerle, si aplica). No practica retención.
Sujeto a ReteICA Generalmente NO, cuando recibe pagos de otro régimen común (salvo excepciones municipales). Sí, si recibe pagos de un agente retenedor y la norma lo exige para un caso específico (ej. profesional independiente). Generalmente NO, cuando factura a otro régimen común (salvo excepciones municipales). SÍ, cuando recibe pagos de un agente retenedor por actividades gravadas.
Responsabilidad Principal Declarar su ICA y actuar como agente retenedor según la norma. Declarar y pagar su ICA directamente. Asegurar que se le practique la retención correctamente.

Esta tabla ayuda a entender que la responsabilidad principal del contribuyente del régimen común que factura es declarar y pagar su propio impuesto. La retención es un mecanismo que opera principalmente en la interfaz entre el régimen común (como pagador) y regímenes con menores obligaciones.


Este video ofrece una explicación general sobre qué es el ReteICA (Retención de Industria y Comercio), quiénes están involucrados y cómo funciona este mecanismo de recaudo anticipado en Colombia. Aunque los detalles específicos pueden variar por municipio, el video proporciona una base conceptual útil para entender el tema.


Preguntas Frecuentes (FAQ)

¿Qué pasa si un municipio sí exige retención de ICA entre contribuyentes del régimen común?
¿Ser del régimen común me convierte automáticamente en agente retenedor de ICA?
Si soy del régimen común y facturo, ¿nunca me van a retener ICA?
¿La retención de IVA funciona igual que la de ICA entre régimen común?

Consultas Recomendadas


Referencias

netcota.seygobservices.com:3009
Credenciales de Acceso - Hasnet Service
swimpuestos.villavicencio.gov.co:1443
Normatividad Tributaria
cijuf.org.co
Concepto - CIJUF

Last updated May 12, 2025
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