Wichtige Neuerung 2025: Sind Ihre Kassen bereit für die Meldepflicht?

Alles, was Sie über die Kassenmitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO wissen müssen – Fristen, Daten & unser Service für Sie.

Sehr geehrte Mandantin, sehr geehrter Mandant,

die Digitalisierung im Steuerwesen schreitet voran und bringt neue Verpflichtungen mit sich. Eine wichtige Änderung betrifft die Nutzung elektronischer Kassensysteme: Ab dem 1. Januar 2025 tritt die Mitteilungspflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme gemäß § 146a Abs. 4 der Abgabenordnung (AO) in Kraft. Diese Neuregelung ist Teil des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen und soll für mehr Transparenz sorgen.

Wir möchten Sie mit diesem Schreiben umfassend über die neuen Anforderungen informieren und Ihnen unsere Unterstützung anbieten, damit Sie diese Pflicht fristgerecht und korrekt erfüllen können.

Die wichtigsten Punkte zur Kassenmitteilungspflicht

Neue Pflicht ab 2025: Alle Unternehmen, die elektronische Kassensysteme nutzen, müssen deren Anschaffung und Außerbetriebnahme dem Finanzamt melden.
Elektronische Meldung: Die Übermittlung der Daten muss ausschließlich elektronisch über „Mein ELSTER“ oder eine kompatible Schnittstelle (ERiC) erfolgen. Papiermeldungen sind ausgeschlossen.
Fristen beachten: Für bereits vorhandene Systeme (angeschafft vor dem 1. Juli 2025) gilt eine Meldefrist bis zum 31. Juli 2025. Neue Systeme (ab 1. Juli 2025) müssen innerhalb eines Monats gemeldet werden.

Was bedeutet die Kassenmitteilungspflicht im Detail?

Hintergrund und Zielsetzung

Die gesetzliche Grundlage für die Meldepflicht wurde bereits 2016 geschaffen, die praktische Umsetzung startet jedoch erst zum 1. Januar 2025. Ziel ist es, Manipulationen an digitalen Kassenaufzeichnungen zu erschweren und die Nachvollziehbarkeit von Geschäftsvorfällen für die Finanzverwaltung zu verbessern. Auch wenn Verstöße gegen die reine Mitteilungspflicht aktuell nicht direkt mit Bußgeldern nach § 379 AO belegt sind, können sie dennoch negative Folgen haben, etwa bei der Risikoeinstufung Ihres Betriebs im Rahmen zukünftiger Betriebsprüfungen.

Moderne elektronische Kassensysteme stehen im Fokus der neuen Meldepflicht.

Welche Systeme sind betroffen?

Die Mitteilungspflicht erfasst grundsätzlich alle elektronischen Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 1 Abs. 1 Satz 1 der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Dazu zählen:

Elektronische Registrierkassen
Computergestützte Kassensysteme (PC-Kassen)
Kassensoftware
Andere Systeme, die Bargeschäfte oder vergleichbare Vorgänge elektronisch erfassen
Taxameter und Wegstreckenzähler (hier ist zusätzlich das Kfz-Kennzeichen anzugeben)

Entscheidend ist, dass diese Systeme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein müssen, wie es die KassenSichV vorschreibt.

Wie und wann muss gemeldet werden?

Übermittlungsweg

Die Meldung muss zwingend elektronisch erfolgen. Dafür stehen ab dem 1. Januar 2025 zwei Wege zur Verfügung:

Direkteingabe oder Upload über „Mein ELSTER“: Das offizielle Portal der Finanzverwaltung.
Über die ERiC-Schnittstelle: Mittels kompatibler Software von Drittanbietern (z.B. DATEV oder spezialisierte Kassensoftware-Anbieter).

Eine Meldung in Papierform ist nicht vorgesehen und wird nicht akzeptiert.

Meldefristen im Überblick

Die Fristen richten sich nach dem Anschaffungsdatum des Systems:

Systeme angeschafft vor dem 1. Juli 2025 (Bestandssysteme): Meldung bis spätestens 31. Juli 2025.
Systeme angeschafft ab dem 1. Juli 2025: Meldung innerhalb von einem Monat nach Anschaffung bzw. Außerbetriebnahme.

Wichtig: Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft und auch wieder außer Betrieb genommen wurden, müssen nicht gemeldet werden.

Die „Bruttomethode“

Pro Betriebsstätte muss eine eigene Mitteilung eingereicht werden. Dabei sind in jeder Meldung stets alle aktuell in dieser Betriebsstätte eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme anzugeben. Das bedeutet, auch wenn Sie nur ein neues System hinzufügen oder ein altes entfernen, müssen Sie in der Meldung alle Systeme dieser Betriebsstätte erneut aufführen.

Die TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) ist ein zentraler Bestandteil der meldepflichtigen Systeme.

Diese Daten müssen Sie für jede Kasse bereithalten

Gemäß § 146a Abs. 4 AO und den Konkretisierungen durch das Bundesfinanzministerium (BMF) sind für jedes meldepflichtige System die folgenden Daten elektronisch zu übermitteln:

Allgemeine Angaben:
- Name des Steuerpflichtigen (Unternehmen/Betreiber)
- Steuernummer oder Steuer-Identifikationsnummer des Steuerpflichtigen
- Genaue Bezeichnung der Betriebsstätte, in der das System eingesetzt wird
Angaben zum Aufzeichnungssystem:
- Art des elektronischen Aufzeichnungssystems (z.B. Registrierkasse, PC-Kasse)
- Hersteller und Handelsname des Systems
- Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems
- Datum der Anschaffung
- Datum der Außerbetriebnahme (falls zutreffend)
- Status (Inbetriebnahme / Außerbetriebnahme)
Angaben zur Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE):
- Art der zertifizierten TSE
- Seriennummer der TSE
- Zertifizierungs-ID der TSE (Format z.B. BSI-K-TR-nnnn-yyyy)
- Datum der Inbetriebnahme der TSE
- Datum der Außerbetriebnahme der TSE (falls zutreffend)
Spezifische Angaben (falls zutreffend):
- Bei Taxametern und Wegstreckenzählern: zusätzlich das amtliche Kfz-Kennzeichen des Fahrzeugs.
- Optional: Weitere technische Merkmale (Softwareversion, Cloud-Anbindung etc.), falls relevant.

Diese Daten müssen vollständig und korrekt für jedes einzelne System erfasst und gemeldet werden.

Visualisierung der Kassenmitteilungspflicht

Die folgende Mindmap fasst die zentralen Aspekte der neuen Regelung übersichtlich zusammen:

mindmap root["Kassenmitteilungspflicht
§ 146a Abs. 4 AO"] id1["Gesetzliche Grundlage"] id1a["Gesetz zum Schutz vor
Manipulationen an digitalen
Grundaufzeichnungen"] id1b["Abgabenordnung (AO)"] id1c["Kassensicherungsverordnung
(KassenSichV)"] id2["Ziele"] id2a["Transparenz erhöhen"] id2b["Manipulationsschutz"] id2c["Nachvollziehbarkeit für Finanzamt"] id3["Betroffene Systeme"] id3a["Elektronische Registrierkassen"] id3b["PC-Kassensysteme"] id3c["Kassensoftware"] id3d["Taxameter & Wegstreckenzähler"] id3e["Voraussetzung: TSE"] id4["Meldeprozess"] id4a["Start: 01.01.2025"] id4b["Elektronisch via:"] id4b1["Mein ELSTER"] id4b2["ERiC-Schnittstelle"] id4c["Pro Betriebsstätte"] id4d["Bruttomethode"] id5["Fristen"] id5a["Bestandssysteme
(vor 01.07.2025 angeschafft)"] id5a1["Meldefrist: 31.07.2025"] id5b["Neue Systeme
(ab 01.07.2025 angeschafft)"] id5b1["Meldefrist: 1 Monat
nach Anschaffung/Außerbetriebnahme"] id6["Benötigte Daten"] id6a["Allgemeine Steuerdaten"] id6b["Systemdetails (Art, Seriennr., Datum)"] id6c["TSE-Details (Art, Seriennr., Zert.-ID)"] id6d["Betriebsstätteninfo"] id6e["Ggf. Kfz-Kennzeichen"]

Diese Übersicht verdeutlicht die verschiedenen Komponenten, die bei der Umsetzung der Mitteilungspflicht zu berücksichtigen sind.

Meldung selbst erledigen oder Service nutzen? Ein Vergleich

Die Erfüllung der Kassenmitteilungspflicht erfordert Sorgfalt und technisches Verständnis. Die folgende Grafik vergleicht die eigenständige Meldung durch Sie als Mandant mit der Beauftragung unserer Kanzlei anhand verschiedener Kriterien:

Wie die Grafik zeigt, reduziert die Beauftragung unserer Kanzlei Ihren Zeitaufwand und das Fehlerrisiko erheblich und stellt eine hohe Compliance-Sicherheit sicher, während die direkten Kosten überschaubar bleiben.

Fristen und Handlungsbedarf im Überblick

Die Einhaltung der Fristen ist entscheidend. Diese Tabelle fasst den Zeitplan und die notwendigen Aktionen zusammen:

Zeitpunkt / Ereignis	Betroffene Systeme	Erforderliche Aktion	Frist
Laufender Betrieb	Systeme, die vor dem 01.07.2025 angeschafft wurden	Erstmeldung aller Systeme pro Betriebsstätte	31. Juli 2025
Anschaffung eines neuen Systems	Systeme, die ab dem 01.07.2025 angeschafft werden	Meldung der Anschaffung (Bruttomethode anwenden!)	Innerhalb 1 Monats nach Anschaffung
Außerbetriebnahme eines Systems	Alle Systeme	Meldung der Außerbetriebnahme (Bruttomethode anwenden!)	Innerhalb 1 Monats nach Außerbetriebnahme
Systeme außer Betrieb vor 01.07.2025	Systeme, die vor dem Stichtag endgültig entfernt wurden	Keine Meldung erforderlich	-

Bitte prüfen Sie rechtzeitig, welche Systeme in Ihrem Unternehmen betroffen sind und ob alle notwendigen Daten vorliegen.

Video-Erklärung zur Kassenmeldepflicht

Das folgende Video bietet eine zusätzliche Erläuterung der neuen Meldepflicht und zeigt auf, worauf Unternehmen achten müssen:

Dieses Video fasst die wesentlichen Punkte der neuen Regelung zusammen und kann Ihnen helfen, die Anforderungen besser zu verstehen.

Unser Service für Sie: Wir übernehmen die Kassenmeldung

Die Zusammenstellung der Daten und die elektronische Übermittlung über die amtlichen Schnittstellen können zeitaufwendig und komplex sein. Um Sie zu entlasten und sicherzustellen, dass Ihre Meldung korrekt und fristgerecht erfolgt, bieten wir Ihnen an, diese Aufgabe vollständig für Sie zu übernehmen.

Unser Leistungsumfang:

Unterstützung bei der Erfassung aller notwendigen Daten Ihrer Kassensystem(e).
Prüfung der Daten auf Plausibilität und Vollständigkeit.
Erstellung der Meldung(en) im geforderten elektronischen Format.
Fristgerechte Übermittlung der Meldung(en) an das zuständige Finanzamt über die ELSTER-/ERiC-Schnittstelle.
Dokumentation der erfolgten Meldung für Ihre Unterlagen.

Für die Übernahme der Kassenmeldung (Erstmeldung sowie Folgemeldungen bei Änderungen) berechnen wir eine Gebühr von 100 € (zzgl. USt.) pro Kasse bzw. pro meldepflichtigem elektronischen Aufzeichnungssystem.

Wir unterstützen Sie gerne bei der Erfüllung der neuen Pflichten.

Ihr Auftrag an uns

Falls Sie wünschen, dass wir die Mitteilung Ihrer Kasse(n) gemäß § 146a Abs. 4 AO für Sie übernehmen, bitten wir Sie, den nachfolgenden Abschnitt auszufüllen, zu unterzeichnen und an uns zurückzusenden (per Post, Fax oder eingescannt per E-Mail).

Auftragserteilung zur Kassenmeldung nach § 146a Abs. 4 AO

Hiermit beauftrage ich / beauftragen wir,

Firma / Mandant: _________________________________________________________

Ansprechpartner: _________________________________________________________

die Kanzlei [Ihr Kanzleiname] mit der Erfassung und elektronischen Übermittlung der Mitteilung(en) für meine/unsere elektronischen Aufzeichnungssysteme gemäß § 146a Abs. 4 AO an das zuständige Finanzamt.

Ich bin / Wir sind damit einverstanden, dass für jede mitzuteilende Kasse (jedes elektronische Aufzeichnungssystem) ein Honorar von 100 € zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer berechnet wird.

Ich werde / Wir werden der Kanzlei alle dafür notwendigen Informationen und Unterlagen zu den Kassensystemen zeitnah zur Verfügung stellen.

_________________________________________________________

Ort, Datum

_________________________________________________________

Unterschrift Mandant(in) / Vertretungsberechtigte(r)

Bitte senden Sie uns das unterzeichnete Formular zeitnah zurück, spätestens jedoch bis zum [Datum einfügen, z.B. 15.06.2025], damit wir ausreichend Zeit für die Vorbereitung und fristgerechte Meldung Ihrer Systeme bis zum 31.07.2025 haben.

Sollten Sie die Meldung selbstständig durchführen wollen, benötigen wir keine Rückmeldung. Bitte beachten Sie jedoch die genannten Fristen und Anforderungen.

Bei Fragen stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name / Ihre Kanzlei]
[Ihre Kontaktdaten]

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was passiert, wenn ich die Meldefrist verpasse?

Obwohl § 379 AO derzeit keine direkten Bußgelder für Verstöße gegen die reine Mitteilungspflicht vorsieht, kann eine versäumte oder fehlerhafte Meldung bei einer Betriebsprüfung negativ auffallen. Das Finanzamt könnte dies als Indiz für eine nicht ordnungsgemäße Kassenführung werten und genauere Prüfungen veranlassen. Es ist daher dringend empfohlen, die Fristen einzuhalten.

Ich habe mehrere Filialen/Betriebsstätten. Muss ich für jede eine eigene Meldung machen?

Ja, die Mitteilungspflicht gilt pro Betriebsstätte. Sie müssen für jede Betriebsstätte eine separate Meldung einreichen, in der alle dort eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme aufgeführt sind (Bruttomethode).

Was ist mit alten Kassensystemen ohne TSE?

Die Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO bezieht sich auf elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne der KassenSichV, die grundsätzlich eine zertifizierte TSE erfordern. Ältere Systeme, die nicht unter diese Definition fallen oder für die Übergangsregelungen galten und die keine TSE besitzen (und auch nicht nachgerüstet werden können/müssen), sind in der Regel nicht von dieser spezifischen Mitteilungspflicht erfasst. Es gelten jedoch weiterhin die allgemeinen Aufzeichnungspflichten. Im Zweifel sollten Sie dies individuell prüfen lassen.

Muss ich auch gemietete oder geleaste Kassensysteme melden?

Ja, die Mitteilungspflicht gilt unabhängig vom Eigentumsverhältnis. Entscheidend ist, dass Sie das System in Ihrem Betrieb einsetzen. Sie als Steuerpflichtiger sind für die Meldung verantwortlich.