Wichtige Neuerungen 2025: Die Kassenmitteilungspflicht nach § 146a AO – Sind Sie vorbereitet?

Ihr umfassender Leitfaden zu Pflichten, Fristen und unserer Unterstützung bei der Meldung Ihrer Kassensysteme.

Die Kernpunkte auf einen Blick

Gesetzesänderung: Ab dem 1. Januar 2025 tritt die lange angekündigte Mitteilungspflicht für elektronische Aufzeichnungssysteme gemäß § 146a Abs. 4 Abgabenordnung (AO) vollumfänglich in Kraft.
Fristenmanagement: Für Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, gilt eine Meldefrist bis zum 31. Juli 2025. Neuanschaffungen ab dem 1. Juli 2025 müssen innerhalb eines Monats gemeldet werden.
Umfassende Datenübermittlung: Pro Betriebsstätte sind detaillierte Informationen zu allen eingesetzten Kassensystemen und deren Technischen Sicherheitseinrichtungen (TSE) elektronisch an das Finanzamt zu übermitteln.

Die neue Kassenmitteilungspflicht – Was bedeutet das für Sie?

Sehr geehrte Mandantin, sehr geehrter Mandant,

wir möchten Sie heute über eine wichtige gesetzliche Neuerung informieren, die ab dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen mit elektronischen Kassensystemen relevant wird: die Mitteilungspflicht nach § 146a Absatz 4 der Abgabenordnung (AO). Diese Vorschrift, die bereits 2016 im Rahmen des Gesetzes zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen eingeführt wurde, wird nun nach einer längeren Aussetzungsphase Realität. Das hierfür notwendige elektronische Meldeverfahren steht ab diesem Stichtag zur Verfügung.

Ziel dieser Regelung ist es, die Transparenz zu erhöhen und die nachvollziehbare sowie manipulationssichere Erfassung aller steuerlich relevanten Kassenvorgänge sicherzustellen. Die Finanzverwaltung erhält dadurch einen besseren Überblick über die im Einsatz befindlichen Systeme.

Welche Systeme müssen gemeldet werden?

Die Mitteilungspflicht erstreckt sich auf alle elektronischen Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 1 Absatz 1 Satz 1 der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Darunter fallen insbesondere:

Elektronische oder computergestützte Registrierkassen
PC-Kassensysteme
Softwarebasierte Kassenlösungen
EU-Taxameter
Elektronische Wegstreckenzähler

Für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler ist zusätzlich das amtliche Kennzeichen des jeweiligen Kraftfahrzeugs anzugeben, in dem das System eingesetzt wird.

Moderne elektronische Kasse in einer Bäckerei

Moderne elektronische Kasse als Beispiel eines meldepflichtigen Aufzeichnungssystems.

Die zu meldenden Datenpunkte im Detail

Für eine korrekte und vollständige Meldung an das zuständige Finanzamt sind diverse Informationen erforderlich. Die Übermittlung muss elektronisch nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz erfolgen. Folgende Datenpunkte sind pro System und Betriebsstätte anzugeben:

Allgemeine Angaben zum Steuerpflichtigen und zur Betriebsstätte

Name des Steuerpflichtigen: Ihr vollständiger Name bzw. die Firmenbezeichnung.
Steuernummer des Steuerpflichtigen: Die Ihnen vom Finanzamt zugeteilte Steuernummer oder Ihre steuerliche Identifikationsnummer.
Angaben zur Betriebsstätte:
- Eindeutige Identifikation der Betriebsstätte (z.B. Name, interne Nummer).
- Anschrift der Betriebsstätte (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort).
Hinweis: Jede Betriebsstätte ist separat zu melden. Innerhalb einer Meldung für eine Betriebsstätte sind alle dort eingesetzten Systeme aufzuführen („Bruttomethode“).

Details zum elektronischen Aufzeichnungssystem

Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems: Genaue Bezeichnung (z.B. Standard-Registrierkasse, PC-Kassensystem, EU-Taxameter, Wegstreckenzähler).
Hersteller des Systems: Name des Herstellers der Kassenhardware oder -software.
Modellbezeichnung des Systems: Genaue Modell- oder Typenbezeichnung.
Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems: Die eindeutige Seriennummer des Geräts. Bei softwarebasierten Systemen die entsprechende eindeutige Identifikationsnummer der Softwareinstallation.
Datum der Anschaffung: Das Datum, an dem Sie das System erworben bzw. in Betrieb genommen haben.
Datum der Außerbetriebnahme: Falls zutreffend, das Datum, an dem das System endgültig außer Betrieb genommen wurde.
Anzahl der gleichzeitig betreibbaren Eingabeplätze (Kassenplätze): Insbesondere bei vernetzten Systemen.
Software: Name und Version der eingesetzten Kassensoftware.
Bei EU-Taxametern und Wegstreckenzählern zusätzlich: Das amtliche Kfz-Kennzeichen des Fahrzeugs, in dem das System verwendet wird.

Angaben zur Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)

Jedes meldepflichtige Kassensystem muss über eine zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen. Folgende TSE-Daten sind zu melden:

Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung: Angabe, ob es sich z.B. um eine Hardware-TSE (USB-Stick, SD-Karte) oder eine Cloud-TSE handelt.
Zertifizierungs-ID der TSE: Die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) vergebene eindeutige Zertifizierungs-ID (Format z.B.: BSI-K-TR-nnnn-yyyy).
Seriennummer der TSE: Die eindeutige Seriennummer der jeweiligen TSE-Einheit.
Zeitpunkt des Beginns des Einsatzes der TSE.
Zeitpunkt der Beendigung des Einsatzes der TSE (bei Außerbetriebnahme oder Austausch).

Schema einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) und deren Komponenten.

Fristen und Termine: Bis wann muss die Meldung erfolgen?

Die Einhaltung der Fristen ist entscheidend, um möglichen negativen Konsequenzen vorzubeugen. Bitte beachten Sie folgende Termine:

Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden (Altsysteme): Die Meldung für diese Systeme muss spätestens bis zum 31. Juli 2025 erfolgen.
Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft werden (Neusysteme): Diese sind innerhalb eines Monats nach der Anschaffung bzw. Inbetriebnahme zu melden.
Außerbetriebnahme von Systemen: Auch die endgültige Außerbetriebnahme eines elektronischen Aufzeichnungssystems oder einer TSE ist meldepflichtig und muss innerhalb eines Monats nach dem Datum der Außerbetriebnahme mitgeteilt werden.
Systeme, die am 1. Juli 2025 nicht mehr vorhanden sind bzw. bereits vorher außer Betrieb genommen wurden: Für diese Systeme besteht keine Mitteilungspflicht im Rahmen dieser Neuregelung.

Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Fristen übersichtlich zusammen:

Sachverhalt	Meldefrist
Anschaffung / Inbetriebnahme eines Systems vor dem 01.07.2025	Bis spätestens 31.07.2025
Anschaffung / Inbetriebnahme eines Systems ab dem 01.07.2025	Innerhalb eines Monats nach Anschaffung/Inbetriebnahme
Außerbetriebnahme eines Systems (unabhängig vom Anschaffungsdatum)	Innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme
Systeme, die bereits vor dem 01.07.2025 endgültig außer Betrieb genommen wurden	Keine Meldepflicht im Rahmen dieser Neuregelung

Wie erfolgt die Meldung? Der elektronische Weg zur Finanzverwaltung

Die Mitteilung an das Finanzamt muss zwingend auf elektronischem Wege erfolgen. Hierfür stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

Über das Portal „Mein ELSTER“: Steuerpflichtige können die Daten direkt im Portal der Finanzverwaltung eingeben oder eine entsprechend formatierte Datei hochladen.
Über eine ERiC-Schnittstelle (Elektronische Rich Client Schnittstelle): Viele Steuerberater-Softwarelösungen oder auch spezialisierte Kassensoftwareanbieter werden Module anbieten, die eine direkte Übermittlung über diese amtliche Schnittstelle ermöglichen.

Eine Meldung in Papierform, per E-Mail oder Fax ist nicht zulässig und erfüllt die gesetzlichen Anforderungen nicht.

Wichtig: Die „Bruttomethode“

Bei jeder Mitteilung sind stets alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer spezifischen Betriebsstätte in einer einheitlichen Meldung zu übermitteln. Dies wird als „Bruttomethode“ bezeichnet. Das bedeutet, wenn Sie beispielsweise für eine Betriebsstätte ein neues System melden oder ein altes außer Betrieb nehmen, müssen in dieser Meldung auch alle anderen, weiterhin in dieser Betriebsstätte genutzten Systeme erneut aufgeführt werden.

Symbolbild für das elektronische Mitteilungsverfahren an das Finanzamt.

Bewertung der Auswirkungen der neuen Meldepflicht

Die Einführung der Kassenmitteilungspflicht bringt verschiedene Herausforderungen und Aufwände für Unternehmen mit sich. Der folgende Radar-Chart visualisiert die relative Bedeutung verschiedener Aspekte dieser Pflicht für unterschiedlich große Unternehmen. Die Skala reicht von 1 (geringe Auswirkung/Komplexität) bis 5 (hohe Auswirkung/Komplexität), basierend auf unserer Einschätzung.

Dieser Chart verdeutlicht, dass insbesondere die fristgerechte Einhaltung und die Komplexität der Datenbeschaffung hohe Relevanz für alle Unternehmensgrößen haben. Der administrative Aufwand steigt mit der Anzahl der Systeme und Betriebsstätten.

Überblick Kassenmitteilungspflicht: Eine schematische Darstellung

Die folgende Mindmap bietet einen strukturierten Überblick über die zentralen Elemente und Zusammenhänge der Kassenmitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO. Sie soll Ihnen helfen, die verschiedenen Aspekte der neuen Regelung besser einzuordnen.

mindmap root["Kassenmitteilungspflicht
§ 146a Abs. 4 AO"] id1["Rechtsgrundlage"] id1a["§ 146a Abs. 4 AO"] id1b["KassenSichV"] id1c["BMF-Schreiben"] id2["Zielsetzung"] id2a["Erhöhung der Transparenz"] id2b["Manipulationsschutz"] id2c["Nachvollziehbarkeit für Finanzverwaltung"] id3["Betroffene Systeme"] id3a["Elektronische Aufzeichnungssysteme"] id3b["Elektronische Registrierkassen"] id3c["PC-Kassensysteme"] id3d["EU-Taxameter (inkl. Kfz-Kennzeichen)"] id3e["Wegstreckenzähler (inkl. Kfz-Kennzeichen)"] id4["Meldeverfahren"] id4a["Ausschließlich elektronisch"] id4a1["Mein ELSTER"] id4a2["ERiC-Schnittstelle"] id4b["Bruttomethode (pro Betriebsstätte)"] id5["Wichtige Fristen"] id5a["Systeme vor 01.07.2025:
bis 31.07.2025"] id5b["Systeme ab 01.07.2025:
binnen 1 Monat nach Anschaffung"] id5c["Außerbetriebnahme:
binnen 1 Monat"] id6["Erforderliche Datenpunkte"] id6a["Angaben zum Steuerpflichtigen"] id6b["Angaben zur Betriebsstätte"] id6c["Systemdetails (Art, Hersteller, Modell, Seriennr., Anschaffungs-/Außerbetriebnahmedatum)"] id6d["TSE-Details (Art, Zert.-ID, Seriennr., Einsatzzeitraum)"] id7["Konsequenzen bei Verstößen"] id7a["Nicht unmittelbar bußgeldbewehrt nach § 379 AO"] id7b["Negative Folgen bei Betriebsprüfungen (z.B. Risikoeinstufung)"] id7c["Mögliche Schätzung der Besteuerungsgrundlagen"]

Diese Mindmap veranschaulicht die Komplexität und die verschiedenen Bereiche, die bei der Erfüllung der Mitteilungspflicht zu berücksichtigen sind.

Visuelle Anleitung zur Kassenmeldung

Das folgende Video bietet eine praktische Anleitung und weitere Erläuterungen zur Kassenmeldung über ELSTER. Es veranschaulicht den Prozess und kann Ihnen helfen, ein besseres Verständnis für die elektronische Übermittlung zu entwickeln. Bitte beachten Sie, dass sich Details in der Benutzeroberfläche von ELSTER ändern können.

Video: Kassenmeldung in ELSTER, elektronisches Aufzeichnungssystem beim Finanzamt anmelden § 146a AO.

Konsequenzen bei Nichtbeachtung: Was passiert, wenn die Meldung fehlt?

Ein Verstoß gegen die Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO ist zwar nicht unmittelbar mit einem Bußgeld nach § 379 AO belegt. Dennoch kann eine Nichtbeachtung oder eine fehlerhafte bzw. unvollständige Meldung negative Konsequenzen nach sich ziehen. Dazu gehören beispielsweise:

Eine ungünstigere Einordnung Ihres Betriebs in Risikoklassen im Rahmen von Betriebsprüfungen.
Erhöhte Prüfungsintensität durch die Finanzverwaltung.
Mögliche Beanstandungen der Ordnungsmäßigkeit Ihrer Kassenführung, was im schlimmsten Fall zu Hinzuschätzungen führen kann.

Es ist daher dringend anzuraten, die neuen Pflichten ernst zu nehmen und fristgerecht zu erfüllen, um solche Risiken zu minimieren.

Unser Service für Sie: Unterstützung bei der Kassenmitteilungspflicht

Die korrekte und fristgerechte Erfassung und Übermittlung der Kassendaten kann zeitaufwendig und komplex sein. Gerne unterstützen wir Sie bei der Erfüllung dieser neuen gesetzlichen Anforderungen.

Wir bieten Ihnen an, die erforderliche elektronische Mitteilung Ihrer Kassensysteme und der zugehörigen TSEs an das zuständige Finanzamt für Sie zu übernehmen. Dies umfasst:

Die Zusammenstellung der notwendigen Daten in Absprache mit Ihnen.
Die Aufbereitung der Daten gemäß den amtlichen Vorgaben.
Die elektronische Übermittlung an die Finanzverwaltung über die ERiC-Schnittstelle.

Für die Bearbeitung und Übermittlung der Daten berechnen wir Ihnen eine Pauschale von 100 € (zzgl. USt.) je meldepflichtigem elektronischen Aufzeichnungssystem (Kasse, Taxameter etc.).

Handlungsbedarf und Zustimmung: Was nun zu tun ist

Um die Fristen nicht zu versäumen und die Meldepflicht korrekt zu erfüllen, empfehlen wir Ihnen, sich zeitnah mit diesem Thema auseinanderzusetzen. Bitte prüfen Sie, welche Ihrer Systeme unter die Meldepflicht fallen und stellen Sie die erforderlichen Daten zusammen.

Sofern Sie unseren oben genannten Service in Anspruch nehmen möchten, bitten wir Sie, dieses Informationsschreiben bzw. eine formlose schriftliche Beauftragung unterzeichnet an uns zurückzusenden. Mit Ihrer Unterschrift bestätigen Sie Ihr Einverständnis mit der Übernahme der Meldepflicht durch uns zu den genannten Konditionen.

Für Rückfragen oder eine individuelle Beratung stehen wir Ihnen selbstverständlich jederzeit gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen

[Ihr Name/Kanzleiname]

[Ihre Kontaktdaten]

Zustimmungserklärung (optional bei Rücksendung dieses Schreibens):

Hiermit beauftrage(n) ich/wir [Ihr Name/Kanzleiname] mit der Durchführung der Meldung meiner/unserer elektronischen Aufzeichnungssysteme gemäß § 146a Abs. 4 AO zu den im Informationsschreiben vom 09. Mai 2025 genannten Konditionen (100 € zzgl. USt. pro meldepflichtigem System).

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Ort, Datum

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Unterschrift Mandant(in) / Vertretungsberechtigte(r)

FAQ – Häufig gestellte Fragen

Was genau ist ein "elektronisches Aufzeichnungssystem" im Sinne der Vorschrift?

Elektronische Aufzeichnungssysteme sind elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen. Dazu zählen auch Waagen mit Registrierkassenfunktion, Softwarelösungen für die Kassenführung auf PCs oder Tablets sowie EU-Taxameter und elektronische Wegstreckenzähler, sofern diese zur Erfassung und Verarbeitung von baren oder unbaren Geschäftsvorfällen dienen, die steuerlich relevant sind.

Muss ich auch Kassen melden, die ich nur selten benutze?

Ja, grundsätzlich muss jedes System gemeldet werden, das die Kriterien eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfüllt und in Ihrem Unternehmen vorgehalten wird, auch wenn es nur gelegentlich oder saisonal genutzt wird. Entscheidend ist die Einsatzbereitschaft und die theoretische Möglichkeit der Nutzung. Eine Ausnahme besteht nur für Systeme, die nachweislich vor dem 1. Juli 2025 endgültig und dauerhaft außer Betrieb genommen wurden.

Was ist die "Bruttomethode" bei der Meldung?

Die "Bruttomethode" bedeutet, dass für jede einzelne Betriebsstätte stets alle dort aktuell eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme in einer einheitlichen Mitteilung übermittelt werden müssen. Wenn sich also etwas ändert (z.B. eine neue Kasse wird angeschafft, eine alte wird außer Betrieb genommen, eine TSE wird getauscht), muss eine komplett neue Meldung für die gesamte Betriebsstätte mit allen dort dann aktiven Systemen erstellt und übermittelt werden. Eine reine Änderungsmitteilung nur für das betroffene System ist nicht ausreichend.

Kann ich die Meldung auch per Post oder E-Mail schicken?

Nein, die Mitteilungspflicht kann ausschließlich auf elektronischem Weg erfüllt werden. Die Finanzverwaltung stellt hierfür das Portal "Mein ELSTER" sowie die ERiC-Schnittstelle (für Softwarehersteller) zur Verfügung. Meldungen in Papierform, per einfacher E-Mail oder per Fax sind nicht zulässig und gelten als nicht erfüllt.

Was passiert, wenn ich eine TSE austausche?

Der Austausch einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ist ein meldepflichtiges Ereignis. Sie müssen die Außerbetriebnahme der alten TSE und die Inbetriebnahme der neuen TSE melden. Gemäß der Bruttomethode erfordert dies eine aktualisierte Komplettmeldung für die betroffene Betriebsstätte, in der das Kassensystem mit den Daten der neuen TSE (und alle anderen Systeme dieser Betriebsstätte) aufgeführt ist. Diese Meldung muss in der Regel innerhalb eines Monats nach dem Austausch erfolgen.

Empfohlene weiterführende Informationen

Für ein tiefergehendes Verständnis und spezifische Fragestellungen könnten folgende Suchanfragen hilfreich sein:

Referenzen

Die Informationen in diesem Schreiben basieren auf den aktuell verfügbaren gesetzlichen Grundlagen und Veröffentlichungen der Finanzverwaltung. Hier eine Auswahl relevanter Quellen: