Wichtige Neuerung 2025: Ihre Kassen müssen jetzt gemeldet werden – So bleiben Sie konform!

Ein detaillierter Leitfaden zur neuen Kassenmitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO und wie wir Sie dabei unterstützen können.

Die wichtigsten Punkte auf einen Blick

Neue gesetzliche Pflicht ab 01.01.2025: Alle Unternehmen, die elektronische Aufzeichnungssysteme (z.B. Kassen, Taxameter) nutzen, müssen diese dem Finanzamt melden.
Strikte Meldefristen beachten: Für Systeme, die vor dem 01.07.2025 angeschafft wurden, gilt eine Frist bis zum 31.07.2025. Für später angeschaffte oder außer Betrieb genommene Systeme beträgt die Frist einen Monat. Versäumnisse können zu empfindlichen Bußgeldern führen.
Detaillierte Daten erforderlich: Für jede Meldung sind präzise Angaben zu Ihrem Unternehmen, der jeweiligen Betriebsstätte, dem Kassensystem selbst, der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) und der eingesetzten Software notwendig.

Einführung: Die neue Kassenmitteilungspflicht – Was Sie wissen müssen

Was ist die Kassenmitteilungspflicht?

Sehr geehrte Mandantin, sehr geehrter Mandant,

wir möchten Sie heute über eine bedeutende gesetzliche Neuerung informieren, die ab dem 1. Januar 2025 in Kraft tritt und Unternehmen mit elektronischen Aufzeichnungssystemen betrifft. Gemäß § 146a Absatz 4 der Abgabenordnung (AO) sind Sie verpflichtet, den Einsatz oder die Außerbetriebnahme solcher Systeme Ihrem zuständigen Finanzamt zu melden. Diese Mitteilungspflicht erfordert die Übermittlung spezifischer Daten über jedes einzelne System.

Diese Maßnahme ist Teil eines größeren Bestrebens, die Steuerehrlichkeit zu fördern und Manipulationen an digitalen Aufzeichnungen entgegenzuwirken.

Symbolbild: Elektronisches Kassensystem, wie es der neuen Meldepflicht unterliegt.

Gesetzliche Grundlage und Zielsetzung

Die rechtliche Basis für diese neue Verpflichtung ist § 146a Abs. 4 AO in Verbindung mit der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Das Hauptziel dieser Regelung ist es, Steuerhinterziehung und die Manipulation von Kassendaten effektiver zu bekämpfen. Durch die Meldung aller aktiven Systeme erhält die Finanzverwaltung einen umfassenden Überblick und kann die Einhaltung der steuerrechtlichen Vorgaben besser überprüfen. Dies dient der Erhöhung der Transparenz im Steuersystem und der Sicherstellung fairer Wettbewerbsbedingungen.

Wer ist betroffen und welche Fristen sind entscheidend?

Betroffene Unternehmen und Systeme

Die Mitteilungspflicht gilt für alle Steuerpflichtigen (natürliche oder juristische Personen), die elektronische Aufzeichnungssysteme im Sinne des § 146a Abs. 1 Satz 1 AO i.V.m. § 1 Abs. 1 Satz 1 oder Abs. 2 KassenSichV verwenden. Darunter fallen insbesondere:

Elektronische oder computergestützte Kassensysteme
Registrierkassen
Taxameter in Taxis
Wegstreckenzähler in Mietwagen

Die Meldung bezieht sich stets auf alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer spezifischen Betriebsstätte. Jedes System muss eindeutig einer Betriebsstätte zugeordnet werden.

Wichtige Fristen im Überblick

Die Einhaltung der Meldefristen ist essenziell, um mögliche Sanktionen zu vermeiden. Es gelten folgende Fristen:

Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden: Die Meldung muss bis spätestens zum 31. Juli 2025 erfolgen.
Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft werden: Die Meldung muss unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats nach der Anschaffung erfolgen.
Außerbetriebnahme von Systemen: Auch die Stilllegung eines Systems muss dem Finanzamt unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats nach der Außerbetriebnahme mitgeteilt werden.

Das offizielle Mitteilungsverfahren steht seit dem 1. Januar 2025 zur Verfügung.

Übersicht der Meldefristen und Aktionen

Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Termine und die damit verbundenen Notwendigkeiten für Sie zusammen:

Stichtag / Ereignis	Frist zur Meldung	Betroffene Systeme	Notwendige Aktion
Anschaffung vor dem 01.07.2025	Bis spätestens 31.07.2025	Alle vor diesem Datum angeschafften und noch in Betrieb befindlichen Systeme	Einmalige Meldung aller Altsysteme
Anschaffung ab dem 01.07.2025	Innerhalb eines Monats nach Anschaffung	Alle ab diesem Datum neu angeschafften Systeme	Zeitnahe Meldung jedes neuen Systems
Außerbetriebnahme eines Systems	Innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme	Alle außer Betrieb genommenen Systeme	Zeitnahe Meldung der Stilllegung
Beginn der allgemeinen Mitteilungspflicht	Ab 01.01.2025	Alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, die unter § 146a AO fallen	Kontinuierliche Beachtung der Meldepflicht

Erforderliche Daten für die Meldung: Eine detaillierte Auflistung

Für eine korrekte und vollständige Meldung jedes einzelnen elektronischen Aufzeichnungssystems werden umfassende Informationen benötigt. Bitte stellen Sie sicher, dass Ihnen folgende Datenpunkte vorliegen, bevor die Meldung erfolgt. Diese Daten sind pro System und pro Betriebsstätte anzugeben:

Elektronische Kasse mit Touchscreen in einer Bäckerei

Moderne Kassensysteme erfordern eine präzise Datenerfassung für die Meldepflicht.

1. Angaben zum steuerpflichtigen Unternehmen

Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmens (der mitteilungspflichtigen juristischen oder natürlichen Person).
Die ertragsteuerliche Steuernummer der mitteilungspflichtigen Person/des Unternehmens.

2. Angaben zur Betriebsstätte

Name, genaue Bezeichnung und vollständige Anschrift der Betriebsstätte, in der das jeweilige elektronische Aufzeichnungssystem eingesetzt wird (§ 12 AO).
Gegebenenfalls weitere Identifikationsmerkmale der Betriebsstätte.

3. Allgemeine Angaben zum elektronischen Aufzeichnungssystem

Art des Systems: z.B. elektronische Registrierkasse, PC-Kassensystem, App-basiertes System, Waagenkasse, Taxameter, Wegstreckenzähler.
Hersteller des Systems: Offizielle Bezeichnung des Herstellers.
Modellbezeichnung/Typ: Genaue Modell- oder Typbezeichnung des Systems.
Seriennummer des Geräts: Die eindeutige Seriennummer des physischen Kassengeräts oder der Hardwarekomponente. Bei Softwarekassen ggf. eine eindeutige Lizenz- oder Identifikationsnummer.
Anzahl der eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme dieser Art in der gemeldeten Betriebsstätte.

4. Angaben zur eingesetzten Kassensoftware (falls zutreffend)

Bezeichnung des Kassenprogramms: Der offizielle Name der verwendeten Kassensoftware.
Versionsnummer der Kassensoftware: Die aktuell installierte Version der Software.

5. Angaben zur Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)

Art der TSE: z.B. Hardware-Modul (USB-Stick, SD-Karte, LAN-Adapter) oder cloudbasierte TSE-Lösung.
Hersteller der TSE: Offizielle Bezeichnung des TSE-Herstellers.
Modell/Bezeichnung der TSE: Genaue Modell- oder Typbezeichnung der TSE.
Seriennummer der TSE: Die eindeutige Seriennummer des TSE-Moduls (nicht zu verwechseln mit der Seriennummer der Kasse).
Zertifizierungs-ID der TSE: Die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) vergebene Zertifizierungs-ID (oft als "BSI-Zertifikatsnummer" oder ähnlich bezeichnet). Diese finden Sie üblicherweise auf dem Zertifikat der TSE oder in den Unterlagen Ihres Kassenherstellers/Dienstleisters. Es ist die ID des Sicherheitsmoduls.

6. Angaben zum Einsatzzeitraum

Datum der Anschaffung: Das genaue Datum, an dem das System erworben wurde.
Datum der Inbetriebnahme: Das Datum, an dem das System erstmals für Aufzeichnungen eingesetzt wurde (kann vom Anschaffungsdatum abweichen).
Datum der Außerbetriebnahme: Falls das System stillgelegt wird, ist dieses Datum ebenfalls zu melden.

7. Angaben zur digitalen Schnittstelle (falls relevant)

Informationen zur Implementierung der digitalen Schnittstelle, insbesondere zur DSFinV-K (Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme).

Es ist ratsam, diese Informationen frühzeitig zusammenzutragen. Oft finden Sie die benötigten Angaben in den Handbüchern, auf Rechnungen, in den Systemeinstellungen Ihrer Kasse oder erhalten sie von Ihrem Kassenhersteller bzw. -dienstleister.

Visuelle Aufbereitung der Kassenmitteilungspflicht

Um Ihnen die verschiedenen Aspekte und die Struktur der neuen Kassenmitteilungspflicht näherzubringen, haben wir einige visuelle Hilfsmittel vorbereitet.

Bewertung der Herausforderungen der Kassenmitteilungspflicht

Das folgende Diagramm visualisiert verschiedene Faktoren, die bei der Erfüllung der neuen Meldepflicht eine Rolle spielen. Es vergleicht die Einschätzung des Aufwands und Risikos, wenn Sie die Meldung selbstständig vornehmen, gegenüber der Unterstützung durch unsere Kanzlei. Die Bewertungsskala reicht von 1 (gering) bis 5 (hoch).

Wie das Diagramm verdeutlicht, ist die Dringlichkeit der Umsetzung und das Risiko bei Nichterfüllung in beiden Fällen hoch, da dies gesetzliche Vorgaben sind. Durch unsere Unterstützung können jedoch die Komplexität der Datenerfassung, die potenziellen Fehlerquellen und der direkte zeitliche Aufwand für Sie deutlich reduziert werden.

Struktur der Kassenmitteilungspflicht im Überblick

Die nachfolgende Mindmap fasst die Kernelemente der Kassenmitteilungspflicht übersichtlich zusammen – von den Zielen über die Betroffenen und Meldeinhalte bis hin zu den Fristen und Konsequenzen.

mindmap root["Kassenmitteilungspflicht (§146a AO) ab 01.01.2025"] id1["Ziel:
Transparenz &
Betrugsbekämpfung"] id2["Wer ist betroffen?"] id2a["Unternehmen mit
elektron. Aufzeichnungssystemen"] id2a1["z.B. Kassen, Taxameter,
Wegstreckenzähler"] id3["Was ist zu melden? (pro System)"] id3a["Stammdaten Unternehmen/Betriebsstätte"] id3b["Systemdaten (Hersteller, Modell, Seriennr.)"] id3c["TSE-Daten (Art, Seriennr., Zertifikat-ID)"] id3d["Software-Daten (Name, Version)"] id3e["Einsatzzeitraum (Anschaffung,
Inbetriebnahme, Außerbetriebnahme)"] id4["Wichtige Fristen"] id4a["Altsysteme (Kauf vor 01.07.2025):
Meldung bis 31.07.2025"] id4b["Neusysteme (Kauf ab 01.07.2025):
Meldung binnen 1 Monats"] id4c["Außerbetriebnahme:
Meldung binnen 1 Monats"] id5["Wie erfolgt die Meldung?"] id5a["Elektronisch per Datenfernübertragung
(z.B. über ELSTER)"] id5b["Amtlich vorgeschriebener Datensatz"] id6["Wer kann melden?"] id6a["Steuerpflichtiger selbst"] id6b["Beauftragter Dritter
(z.B. Steuerberater, Kassendienstleister)"] id7["Konsequenzen bei Verstoß"] id7a["Ordnungswidrigkeit"] id7b["Bußgelder bis zu 25.000 € möglich"]

Diese grafische Darstellung soll Ihnen helfen, die Zusammenhänge und Anforderungen der neuen Regelung schnell zu erfassen.

Das Mitteilungsverfahren: Wie erfolgt die Meldung?

Elektronische Übermittlung

Die Mitteilung über die Anschaffung, den Einsatz oder die Außerbetriebnahme von elektronischen Aufzeichnungssystemen muss nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung an das zuständige Finanzamt erfolgen. In der Praxis bedeutet dies in der Regel die Nutzung des ELSTER-Portals der Finanzverwaltung. Es ist wichtig sicherzustellen, dass alle Daten korrekt und vollständig sind, um Rückfragen oder Probleme zu vermeiden.

Wer kann die Meldung vornehmen?

Sie als Steuerpflichtiger oder Ihr gesetzlicher Vertreter sind primär für die Einhaltung der Mitteilungspflicht verantwortlich. Sie können die Meldung jedoch auch an einen beauftragten Dritten delegieren. Dazu gehören beispielsweise:

Ihr Steuerberater (wie unsere Kanzlei)
Spezialisierte Kassendienstleister
Der Hersteller Ihres Kassensystems oder Ihrer Kassensoftware

Unabhängig davon, wer die Meldung durchführt, bleiben Sie als Unternehmer letztendlich für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben sowie die Einhaltung der Fristen verantwortlich.

Dieses Video von "Neufang Akademie" erläutert die neuen Meldepflichten für Kassensysteme ab dem 1. Januar 2025 und bietet zusätzliche Einblicke in die Thematik. Es kann Ihnen helfen, die Hintergründe und Notwendigkeiten besser zu verstehen.

Unser Service für Sie: Unterstützung durch Ihre Steuerkanzlei Ithy

Die Erfüllung der neuen Kassenmitteilungspflicht kann zeitaufwendig sein und erfordert Sorgfalt bei der Zusammenstellung der zahlreichen Datenpunkte. Um Sie hierbei zu entlasten und sicherzustellen, dass alle Anforderungen korrekt und fristgerecht erfüllt werden, bieten wir Ihnen an, diese Aufgabe für Sie zu übernehmen.

Beispielformular zur Mitteilung nach §146a AO

Beispielhafte Darstellung eines Meldeformulars – die tatsächliche Meldung erfolgt elektronisch.

Unser Service umfasst:

Unterstützung bei der Zusammenstellung aller erforderlichen Daten.
Prüfung der Angaben auf Plausibilität und Vollständigkeit.
Die fristgerechte elektronische Übermittlung der Daten an das zuständige Finanzamt über den amtlich vorgeschriebenen Weg.
Dokumentation der erfolgten Meldung für Ihre Unterlagen.

Für die Übernahme der Kassenmitteilungspflicht und die Abwicklung der Meldung berechnen wir einen pauschalen Betrag von 100,00 € (zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer) je zu meldendem elektronischen Aufzeichnungssystem (pro Kasse/System).

Sollten Sie unseren Service in Anspruch nehmen wollen, bitten wir Sie, das nachfolgende Antwortformular auszufüllen, zu unterzeichnen und an uns zurückzusenden. Damit beauftragen Sie uns mit der Durchführung der Meldung(en).

Falls Sie sich entscheiden, die Mitteilungspflicht selbstständig zu erfüllen, bitten wir Sie ebenfalls um eine kurze Rückmeldung über das Formular, damit wir entsprechend informiert sind und keine unnötigen Nachfragen entstehen.

Bitte beachten Sie, dass eine verspätete oder unterlassene Meldung eine Ordnungswidrigkeit darstellen und mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 € geahndet werden kann. Eine sorgfältige und fristgerechte Erledigung liegt daher in Ihrem eigenen Interesse.

Antwortformular: Beauftragung Kassenmitteilungspflicht

Bitte füllen Sie dieses Formular aus, unterzeichnen Sie es und senden Sie es uns bis zum [Datum, z.B. 15. Juni 2025, einfügen – bitte anpassen!] zurück.

An: Steuerkanzlei Ithy

Betreff: Kassenmitteilungspflicht gemäß § 146a Abs. 4 AO

Hiermit treffe ich folgende Entscheidung bezüglich der Meldung meiner elektronischen Aufzeichnungssysteme:

Wir stehen Ihnen für Rückfragen jederzeit gerne zur Verfügung.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was genau ist ein "elektronisches Aufzeichnungssystem" im Sinne dieser Pflicht? +

Laut § 1 KassenSichV sind elektronische Aufzeichnungssysteme elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen. Explizit genannt werden auch EU-Taxameter und Wegstreckenzähler. Im Wesentlichen fallen alle Systeme darunter, die Geschäftsvorfälle digital erfassen und aufzeichnen können und über eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen müssen oder könnten.

Muss ich auch alte Kassensysteme melden, die ich kaum noch nutze, aber noch betriebsbereit sind? +

Ja, grundsätzlich müssen alle elektronischen Aufzeichnungssysteme gemeldet werden, die in einer Betriebsstätte vorhanden und potenziell einsatzbereit sind, auch wenn sie nur selten genutzt werden. Eine Ausnahme könnte nur für Systeme gelten, die nachweislich und dauerhaft außer Betrieb genommen wurden und dies auch gemeldet wurde.

Was passiert, wenn ich die Meldefrist verpasse? +

Eine verspätete oder nicht erfolgte Meldung stellt eine Ordnungswidrigkeit dar. Diese kann gemäß § 379 AO mit einem Bußgeld von bis zu 25.000 Euro geahndet werden. Zudem könnten bei einer Betriebsprüfung negative Rückschlüsse auf die Ordnungsmäßigkeit Ihrer Buchführung gezogen werden. Es ist daher dringend anzuraten, die Fristen einzuhalten.

Kann ich die Meldung für mehrere Betriebsstätten zusammenfassen? +

Nein, die Mitteilung bezieht sich stets auf alle elektronischen Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte. Jedes System ist immer nur einer Betriebsstätte zuzuordnen. Wenn Sie mehrere Betriebsstätten haben, muss für jede Betriebsstätte eine separate Betrachtung und ggf. Meldung erfolgen, in der alle dort eingesetzten Systeme aufgeführt werden.

Benötige ich für jede einzelne Kasse eine separate Meldung? +

Ja, die Meldung muss detaillierte Angaben zu jedem einzelnen elektronischen Aufzeichnungssystem enthalten. Das bedeutet, dass jedes Kassensystem, jeder Taxameter etc. mit seinen spezifischen Daten (Seriennummer, TSE-Daten etc.) im Rahmen der Meldung für die jeweilige Betriebsstätte aufgeführt werden muss. Es ist keine Sammelmeldung für "X Kassen" möglich, sondern jedes System muss identifizierbar sein.