Outlookグループメールの送信トレイ徹底解説：場所、作成、そして管理

Outlookグループの送信トレイは個別に存在しない場合があります：Microsoft 365グループの共有受信トレイはありますが、多くの共有メールボックスや配布リストでは「送信済みアイテム」にメールが保存されないことがあります。
送信済みメールの確認は設定に依存する：送信したグループメールが個人の「送信済みアイテム」にコピーされるかどうかは、Outlookの設定やグループの種類によって異なります。
共有メールボックスの「送信済みアイテム」表示には管理者設定が必要：組織の共有メールボックスから送信されたメールを、共有メールボックス自身の「送信済みアイテム」に保存するには、管理者によるExchange Online PowerShellでの設定が必要です。

Outlookでグループメールアドレスを使用してメールを送信されたとのこと、承知いたしました。グループの送信トレイの場所と作成の可能性について詳しくご説明します。

Outlookのグループ機能の基本を理解する

Outlookには、複数のユーザーが効率的にコミュニケーションを取るための「グループ」機能が存在します。このグループには、大きく分けて「連絡先グループ（旧メーリングリスト）」と「Microsoft 365 グループ（旧Office 365 グループ）」、そして「共有メールボックス」の3つの主要な形態があります。それぞれがメールの送受信や管理において異なる特性を持ちます。

連絡先グループ（配布リスト）

個人の連絡先をまとめたグループ

連絡先グループは、特定の個人が自分の連絡先の中に作成するもので、頻繁にメールを送る複数の宛先を一つにまとめる機能です。これにより、メール作成時に個々の宛先を一つずつ入力する手間を省き、グループ名を指定するだけで一斉送信が可能になります。

このタイプのグループは、あくまで個人のアドレス帳に登録される「リスト」であり、グループ専用の送信トレイは存在しません。メールを送信した場合、そのメールは送信者の個人の「送信済みアイテム」に保存されます。

連絡先グループの作成・編集画面の一例

Microsoft 365 グループ

共同作業に特化した共有スペース

Microsoft 365 グループは、チームやプロジェクトなど、複数人での共同作業を目的とした機能です。このグループを作成すると、メールアドレスの他に、共有受信トレイ、共有予定表、共有ファイルライブラリ（SharePoint）、OneNoteノートブックなどが自動的に作成されます。これは単なるメールの一斉送信機能を超え、メンバー間の情報共有や共同作業を円滑に進めるための包括的なプラットフォームとして機能します。

Microsoft 365 グループには、グループ専用の「共有受信トレイ」が存在し、グループ宛てのメールはこの共有受信トレイに保存されます。グループのメンバーは、この共有受信トレイからメッセージを閲覧したり、返信したりできます。グループから送信されたメールも、通常はこの共有受信トレイに記録されます。

ただし、グループからメールを送信した場合、デフォルトでは送信者の個人の「送信済みアイテム」にはそのコピーが保存されないことがあります。グループ宛てのメールを送信した場合、既定では個人の受信トレイにメッセージのコピーが届かなくなる設定になっているため、注意が必要です。

Outlookにおけるメーリングリスト（配布リスト）の作成方法に関する解説動画

この動画では、Outlookでメーリングリスト、つまり連絡先グループや配布リストを作成する方法が詳しく解説されています。メーリングリストは、複数の宛先に一度にメールを送信する際に非常に便利ですが、Microsoft 365グループのような共有の送信トレイは持たず、送信履歴はあくまで個人のアカウントに紐づくことを理解するのに役立ちます。

共有メールボックス

特定の目的で複数人が利用する共有アドレス

共有メールボックスは、サポートチームや情報提供窓口など、特定の目的のために複数のユーザーが同じメールアドレスにアクセスし、メールを閲覧・返信する場面で利用されます。これはMicrosoft 365グループとは異なり、SharePointなどの付帯機能は持たず、メールの送受信に特化しています。

共有メールボックスの場合、メールの送信履歴がその共有メールボックス自身の「送信済みアイテム」に保存されるかどうかは、設定によって異なります。デフォルトでは、共有メールボックスから送信されたメッセージが、共有メールボックスの「送信済みアイテム」フォルダーに保存されないことがあります。これは、組織の管理者が設定を変更することで、共有メールボックスの「送信済みアイテム」にコピーを保存するように設定できます。

グループメールの送信トレイの場所と確認方法

Outlookでグループメールを送信した場合の「送信トレイ」の概念は、利用しているグループの種類によって異なります。

Microsoft 365 グループの場合

グループの共有受信トレイ

Microsoft 365 グループで送信されたメールは、そのグループの「共有受信トレイ（または会話）」に保存されます。これはグループのメンバー全員がアクセスできる場所であり、メッセージ履歴を検索したり、以前の会話に追いついたりするのに役立ちます。

確認方法：
1. Outlookのナビゲーションバーから「グループ」を選択します。
2. 対象のグループを選択し、そのグループの「会話」または「受信トレイ」を開きます。
3. ここで、グループから送信されたメールを含むすべてのグループのやり取りを確認できます。

連絡先グループ（配布リスト）の場合

個人の「送信済みアイテム」

連絡先グループを使用して送信されたメールは、個人の連絡先リストをまとめて送信したに過ぎないため、送信者自身の「送信済みアイテム」に保存されます。グループ専用の送信トレイは存在しません。

確認方法：
1. Outlookのメールビューで、左側のフォルダリストから「送信済みアイテム」を選択します。
2. ここに、連絡先グループ宛てに送信したメールが保存されています。

共有メールボックスの場合

共有メールボックスの「送信済みアイテム」（要設定）

共有メールボックスから送信されたメールは、デフォルトでは送信者の個人の「送信済みアイテム」に保存されるか、共有メールボックス自身の「送信済みアイテム」には保存されないことがあります。共有メールボックスの「送信済みアイテム」に保存されるようにするには、管理者が設定を変更する必要があります。

管理者による設定（Exchange Online PowerShellを使用）：
```
Set-MailboxSentItemsConfiguration -Identity "SharedMailboxName" -SendAsItemsCopiedTo SharedMailbox -SendOnBehalfOfItemsCopiedTo SharedMailbox
            
```
このコマンドを実行することで、共有メールボックスから「差出人として送信（Send As）」または「代理送信（Send On Behalf Of）」されたメールが、共有メールボックス自身の「送信済みアイテム」にコピーされるようになります。
確認方法：
1. Outlookで共有メールボックスを開きます（通常は、自分のメールボックスの下に表示されるか、手動で追加します）。
2. 共有メールボックス内の「送信済みアイテム」フォルダーを確認します。

グループメール送信における考慮事項と設定

グループメールの運用をスムーズに行うためには、いくつかの重要な設定と注意点があります。

個人の受信トレイへのコピー設定

グループメールの受信と管理

Microsoft 365 グループに送信されたメールは、デフォルトではグループの共有受信トレイにのみ保存されます。しかし、グループメンバーが自身の個人用受信トレイでもグループの会話を受け取りたい場合、設定を変更することができます。

設定方法（Outlook on the web）：
1. ブラウザでOutlook on the webにサインインします。
2. 「設定」アイコンをクリックし、「メール」→「グループ」に移動します。
3. 「グループに送信するメールのコピーを送信する」チェックボックスをオンにします。
4. 「保存」を選択します。
Outlook for Windowsの場合：
1. ナビゲーションウィンドウからグループを選択します。
2. 会話の一覧の上部にある「受信トレイでフォロー」トグルを「オン」に移動します。

この設定により、グループの活動を個人の受信トレイでも追跡できるようになります。ただし、すべてのグループメールが個人用受信トレイに届くようになるため、メール量が増える可能性もあります。

メールが送信トレイに残り続ける問題

トラブルシューティングのポイント

メールが「送信トレイ」に残り、送信されない問題は、グループメールに限らずOutlookで発生することがあります。主な原因としては、以下が考えられます。

「接続したら直ちに送信する」設定の無効化： この設定がオフになっていると、手動で「送受信」を実行するまでメールが送信されません。
Outlookの「接続したら直ちに送信する」設定
オフライン作業モード： Outlookがオフラインモードになっている場合、メールは送信トレイに留まります。ステータスバーを確認し、オンラインに戻す必要があります。
大きな添付ファイル： 添付ファイルが大きすぎると、送信に時間がかかったり、エラーになったりすることがあります。
Outlookの破損やフリーズ： Outlookアプリケーション自体に問題がある場合、再起動や修復が必要になることがあります。

これらの問題は、Microsoftが提供するトラブルシューティングガイドを参照することで解決できることが多いです。

Outlookグループ機能の比較分析

Outlookには複数の「グループ」関連機能があり、それぞれが異なる目的と特性を持っています。以下に主な機能とその特徴をまとめました。

機能名	主な目的	メールアドレス	共有受信トレイ	送信トレイの挙動	共有リソース
連絡先グループ（配布リスト）	個人の連絡先の一斉送信	なし（個人のメールアドレス）	なし	送信者の個人「送信済みアイテム」に保存	なし
Microsoft 365 グループ	チームでの共同作業、情報共有	グループ専用のアドレス	あり（グループ会話）	グループ共有受信トレイに保存（個人の送信済みアイテムにはデフォルトでコピーされない場合あり）	共有予定表、ファイル、OneNoteなど
共有メールボックス	特定のメールアドレスを複数人で共同管理・返信	共有メールアドレス	あり	共有メールボックスの「送信済みアイテム」に保存するには管理者設定が必要	共有予定表（オプション）

この表からわかるように、ご質問の「グループの送信トレイ」の概念は、主に「Microsoft 365 グループ」や「共有メールボックス」において関連性が高いことがわかります。特に、共有されたメールアドレスで送信した場合の履歴管理は、これらのグループ機能の設計思想に大きく依存します。

Outlookグループメール管理の総合評価

Outlookのグループメール機能は、多様なニーズに応えるために進化してきました。ここでは、それぞれの機能の利用シナリオと、ユーザー体験における利便性について評価します。

Outlookグループメール機能評価レーダーチャート

このレーダーチャートは、Outlookの主要なグループ関連機能が、それぞれの側面でどのような強みを持っているかを示しています。

一斉送信の容易さ： 連絡先グループは、個人のアドレス帳から簡単に一斉送信できる点で優れています。Microsoft 365グループや共有メールボックスも一斉送信は可能ですが、設定や運用に多少の慣れが必要です。
情報共有の包括性： Microsoft 365グループは、メールだけでなく、ファイル共有、予定表、OneNoteなど、多様な共同作業ツールを統合している点で非常に包括的です。
履歴管理の透明性： 共有メールボックスは、管理者設定によって送信履歴を共有フォルダに集約できるため、複数のメンバーが履歴を追跡しやすいという点で透明性が高いです。Microsoft 365グループも共有受信トレイで履歴を管理できますが、個人の受信トレイへのコピー設定など、挙動を理解しておく必要があります。
外部ユーザー連携： Microsoft 365グループは、外部のゲストを招待して共同作業できる機能があり、外部との連携が必要な場合に強力です。
セットアップの容易さ： 連絡先グループは最も簡単に作成できます。Microsoft 365グループや共有メールボックスは、組織の管理者が関与する場合が多く、初期設定に手間がかかることがあります。
カスタマイズ性： 共有メールボックスは、受信トレイ内のフォルダ分けや仕分けルールの設定など、メールの管理において高いカスタマイズ性を提供します。Microsoft 365グループも柔軟な設定が可能ですが、その目的は共同作業の効率化に重点が置かれています。

ご自身の利用目的や組織の要件に応じて、最適なグループ機能を選択し、適切な設定を行うことで、Outlookのグループメールを最大限に活用することができます。

よくある質問（FAQ）

グループメールを送信したのに、自分の送信済みアイテムにないのはなぜですか？

Microsoft 365グループや共有メールボックスからメールを送信した場合、デフォルトでは送信者の個人の「送信済みアイテム」にはコピーが保存されないことがあります。これは、グループの共有受信トレイや、共有メールボックス自身の「送信済みアイテム」に記録されるためです。個人の「送信済みアイテム」にコピーを保存したい場合は、Outlookの設定で「グループに送信するメールのコピーを送信する」オプションを有効にする必要があります。

グループの送信トレイを作成することはできますか？

「グループの送信トレイ」という概念は、利用しているOutlookのグループの種類によって異なります。連絡先グループ（配布リスト）には個別の送信トレイは存在せず、個人の送信トレイに記録されます。Microsoft 365グループには「共有受信トレイ」があり、これがグループの会話履歴を兼ねます。共有メールボックスの場合、管理者が設定を変更することで、共有メールボックス独自の「送信済みアイテム」に送信メールを保存できます。

グループメールが送信トレイに残り続けて送信されません。どうすればよいですか？

メールが送信トレイに残り続ける場合、「接続したら直ちに送信する」設定がオフになっている可能性があります。Outlookの「ファイル」タブから「オプション」→「詳細設定」→「送受信」セクションを確認し、「接続したら直ちに送信する」がチェックされているか確認してください。また、Outlookがオフラインモードになっていないか、大きな添付ファイルがないか、Outlookアプリケーション自体に問題がないかも確認が必要です。

共有メールボックスから送信したメールを、その共有メールボックスの送信済みアイテムに保存するにはどうすればよいですか？

共有メールボックスから送信されたメールをその共有メールボックスの「送信済みアイテム」に保存するには、Microsoft 365の管理者による設定が必要です。通常、Exchange Online PowerShellを使用して、Set-MailboxSentItemsConfigurationコマンドレットで「SendAsItemsCopiedTo SharedMailbox」や「SendOnBehalfOfItemsCopiedTo SharedMailbox」といった設定を有効にする必要があります。

結論

Outlookにおける「グループメールの送信トレイ」の有無と挙動は、利用しているグループ機能の種類（連絡先グループ、Microsoft 365 グループ、共有メールボックス）によって大きく異なります。連絡先グループは個人の「送信済みアイテム」に依存し、Microsoft 365 グループは「共有受信トレイ」で会話履歴を管理します。共有メールボックスは、管理者設定によって独自の「送信済みアイテム」を持つことが可能です。メールが送信トレイに残り続けるといった問題は、設定やアプリケーションの状況を確認することで解決できる場合が多いです。ご自身の目的に合ったグループ機能を理解し、適切に設定することで、Outlookでのメール管理をより効率的に行うことができます。