Règlement Intérieur des Achats et de la Commande Publique
Cadre structuré pour une gestion transparente et efficace
Points clés
- Nomenclature DGOS et études préalables : Classification des achats et analyse approfondie des besoins.
- Délégations et stratégies : Processus de délégation pour achats sous 40 000 € HT et validation de la stratégie d'achat par un comité d’alignement.
- Procédures et attributions des marchés : Diversité des procédures en adéquation avec le Code de la Commande Publique et contrôle renforcé pour les marchés supérieurs à 90 000 € HT.
Introduction
Le présent règlement intérieur définit le cadre de gestion des achats et de la commande publique au sein de l’organisation. Conformément aux exigences du Code de la Commande Publique et aux principes fondamentaux de transparence, d’égalité d’accès et d’efficacité, ce document établit les règles et procédures applicables à toutes les phases du processus d’achat.
1. Préambule
Le règlement intérieur, élaboré dans le respect du Code de la Commande Publique, vise à garantir une gestion rigoureuse et transparente des achats. Il implique l’ensemble des acteurs impliqués dans la chaîne d’achat pour assurer la bonne utilisation des fonds publics et la prévention de tout conflit d’intérêts ou délit de corruption. L’importance de ce document réside dans sa capacité à encadrer la procédure d'achat, de la définition du besoin à l’attribution du marché.
2. Nomenclature DGOS et Définition du Besoin
2.1 Nomenclature DGOS
Pour structurer et standardiser la gestion des achats, l’ensemble des demandes est classé selon la nomenclature établie par la Direction Générale de l’Offre de Soins (DGOS). Ce système de classification permet d’identifier précisément la nature et la catégorie des produits et services à acquérir, facilitant ainsi l’analyse des besoins et la comparaison des offres. L’application rigoureuse de cette nomenclature contribue à une meilleure transparence des procédures et une gestion plus efficace des budgets.
2.2 Définition du Besoin et Études Préalables
Avant toute procédure d’achat, une définition précise du besoin est obligatoire. Celle-ci repose sur une analyse fonctionnelle et économique visant à établir les exigences réelles de l’organisation. Pour mieux appréhender les différentes options du marché, des études préalables sont systématiquement menées. Ces études comprennent également une démarche de benchmark permettant de comparer les offres disponibles, d’évaluer leurs coûts, ainsi que d’identifier les meilleures pratiques et les solutions innovantes adaptées.
3. Délégations de Signature et Validation de la Stratégie d'Achat
3.1 Délégations de Signature pour Achats Inférieurs à 40 000 € HT
Dans le cadre du processus d’achat, les acheteurs disposent d’une délégation de signature pour les marchés dont le montant est inférieur à 40 000 € HT. Cette délégation, formalisée par écrit, permet de simplifier et d’accélérer les procédures tout en garantissant le respect des règles imposées par le Code de la Commande Publique. Dans ce cadre, le contrôle et la traçabilité des décisions restent primordiaux quand même pour assurer une gestion cohérente et réglementée.
3.2 Validation de la Stratégie d'Achat et Comité d’Alignement
Suite aux études préalables et au benchmark, la stratégie d’achat se construit de manière méthodique. Cette stratégie est ensuite soumise à un comité d’alignement, composé de représentants des directions métiers concernées. Le comité évalue la pertinence et l’efficacité de la démarche, et valide le lancement de la procédure d’achat. La procédure pourra être initiée directement, selon les exigences du Code, ou par le recours à une sollicitation auprès d’un groupement d’achat. Cette validation collégiale assure que toutes les dimensions stratégiques, économiques et techniques ont été prises en compte.
4. Procédures de Passation des Marchés
4.1 Présentation des Procédures Envisagées
En conformité avec le Code de la Commande Publique, le règlement prévoit la mise en œuvre de diverses procédures adaptées à la nature et au montant des achats. Parmi celles-ci, plusieurs modalités sont envisageables :
- Procédure sans publicité ni mise en concurrence préalable : Destinée aux marchés de faible montant et simplifiant la démarche administrative.
- Procédure adaptée (MAPA) : Permet à l’acheteur de définir, selon le contexte et les besoins spécifiques, les modalités de publicité et de mise en concurrence.
- Procédures formalisées : Incluant appel d’offres ouvert ou restreint, procédure négociée avec ou sans publicité, dialogue compétitif et partenariats d’innovation. Ces modalités garantissent une concurrence efficace et une transparence accrue.
- Recours aux accords-cadres et systèmes d’acquisition dynamique : Pour les achats nécessitant une flexibilité dans la gestion des commandes dans le temps.
Le choix de la procédure sera motivé par une analyse approfondie des études préalables et sera conforme aux seuils réglementaires en vigueur.
4.2 Modalités et Contrôles Internes
Chaque procédure d’achat est accompagnée d’un contrôle strict et d’une documentation minutieuse. Le responsable de la procédure doit fournir des justificatifs détaillés permettant de retracer l’ensemble du processus et de garantir la conformité avec le Code de la Commande Publique. Ainsi, l’application de ces contrôles internes renforce la responsabilité et l’intégrité des démarches d’achats.
5. Attributions des Marchés Supérieurs à 90 000 € HT et Gestion des Avenants
5.1 Attribution par Commission des Achats
Pour les marchés dont le montant dépasse 90 000 € HT, l’attribution est réalisée par une commission des achats. Cette commission, présidée par le Directeur Général, se compose de représentants des directions métiers, d’experts techniques, d’acheteurs et de membres du service marchés. Sa mission est d’évaluer les offres reçues de manière collégiale et d’identifier le soumissionnaire présentant le meilleur rapport qualité/prix, tout en respectant les principes d’égalité, de transparence et d’impartialité.
5.2 Gestion des Avenants
Les avenants apportent des modifications aux contrats initiaux et ne peuvent être appliqués qu’en cas de circonstances imprévues ou de réajustements nécessaires à la bonne exécution du marché. Chaque avenant doit être justifié par des éléments concrets et est soumis à l’approbation de la commission des achats lorsque le montant modifié persiste au-delà du seuil réglementaire. Cette procédure garantit un suivi rigoureux et une traçabilité des ajustements contractuels.
6. Délits, Charte de Déontologie et Sanctions
6.1 Engagement Éthique et Charte de Déontologie
Une charte de déontologie est établie afin de définir les valeurs et comportements attendus de l’ensemble des acteurs impliqués dans le processus d’achat. Le respect de cette charte est impératif et garantit que chacun exerce ses fonctions avec intégrité, impartialité et transparence. Cette démarche vise notamment à prévenir les conflits d’intérêts et à assurer une concurrence loyale entre les différents fournisseurs.
6.2 Délits et Sanctions
Tout manquement aux règles établies, qu’il s’agisse de corruption, de favoritisme, de prises d’intérêts ou de toute forme d’irrégularité, constitue un délit passible de sanctions sévères, tant sur le plan disciplinaire que pénal. Ce dispositif de sanctions sert d’outil dissuasif et renforce la confiance des partenaires ainsi que la légitimité des procédures d’achat.
7. Matrice RACI du Processus d'Achat
7.1 Rôles et Responsabilités
Pour garantir une répartition claire des responsabilités dans le processus d’achat, un tableau RACI est établi. Ce tableau définit précisément les rôles de chaque intervenant, depuis l’identification du besoin jusqu’à l’évaluation finale. Il s’agit d’un outil essentiel pour la coordination, la communication et le suivi des procédures.
| Activités | Utilisateurs | Experts Métiers | Acheteur | Service Marchés |
|---|---|---|---|---|
| Définition des besoins | R | C | I | I |
| Études préalables et benchmark | I | R | I | I |
| Validation de la stratégie d'achat | I | C | A/R | I |
| Lancement de la procédure | I | I | A/R | C |
| Attribution du marché | I | I | C | A/R |
Dans le tableau ci-dessus, chaque lettre indique :
- R (Réalise) : Les tâches opérationnelles générées par les utilisateurs et experts métiers.
- A (Approuve) : Assurer la validation finale de la démarche (nationalement ou par le Directeur Général selon le seuil).
- C (Consulté) : Interventions d’experts ou de responsables pour conseiller et superviser.
- I (Informé) : Les parties intégrées dans la communication des étapes importantes du processus.
Références
- Règlement Intérieur de la Commande Publique - Portivechju
- Approbation du Règlement Intérieur - Ville de Semoy
- Règlement Intérieur de la Commande Publique - CC Hautes Vosges
- Guide de l'Achat Public - Economie.gouv.fr
- Achat Public - AchatPublic.com
- Marchés Publics - Marches-publics.gouv.fr
- Légifrance - Code de la Commande Publique
-
DGOS - Direction Générale de l’Offre de Soins
-
Collectivités Locales - Guide des Achats Publics
- Delibera - Outils et Méthodes d’Achats Publics
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Last updated February 28, 2025