Source to Pay mit SAP Sourcing & Procurement

Ein umfassender Leitfaden zum End-to-End Prozess und seinen Schritten

Highlights

Integrierte Prozessoptimierung: Von der Bedarfsermittlung bis zur finalen Zahlung werden alle Schritte des Beschaffungsprozesses digital unterstützt.
Effizienz durch Automation: SAP Sourcing & Procurement ermöglicht eine Automatisierung sämtlicher Abläufe, was die Fehlerquote senkt und die Transparenz erhöht.
Integration von SAP-Lösungen: Die nahtlose Verbindung von SAP S/4HANA, SAP Ariba und weiteren Tools optimiert die strategische Zusammenarbeit mit Lieferanten.

Überblick des Source-to-Pay Prozesses

Der End-to-End Prozess „Source to Pay“ (S2P) mit SAP Sourcing & Procurement umfasst sämtliche Schritte, die notwendig sind, um den kompletten Beschaffungszyklus in einem Unternehmen effizient zu steuern. Von der Identifizierung eines Bedarfs und der Suche nach geeigneten Lieferanten über die Angebots- und Vertragsphase bis hin zur Bestellung, Wareneingang, Rechnungsprüfung und schlussendlich der Zahlung – jeder dieser Schritte wird durch digitale Tools optimiert. Die Integration verschiedener SAP-Lösungen ermöglicht es, alle Phasen des Beschaffungsprozesses konsistent und transparent zu verwalten.

Detaillierte Prozessschritte

1. Bedarfsermittlung

Der Prozess beginnt mit der Bedarfsermittlung, bei der identifiziert wird, welche Produkte oder Dienstleistungen innerhalb des Unternehmens benötigt werden. Dies erfolgt basierend auf den operativen Anforderungen und strategischen Zielen. Dabei werden Anforderungsprofile erstellt, die als Grundlage für die weiteren Schritte dienen.

2. Lieferantensuche und -bewertung

Im nächsten Schritt werden potenzielle Lieferanten recherchiert. Die Bewertung erfolgt anhand verschiedener Kriterien, wie z. B. Preis, Qualität, Lieferbedingungen und Zuverlässigkeit. SAP Sourcing Tools, wie SAP Ariba, unterstützen diesen Schritt, indem sie umfassende Datenanalysen und Bewertungen ermöglichen. Durch den Einsatz von Big Data und künstlicher Intelligenz können Unternehmen den passenden Lieferanten schnell und sicher identifizieren.

3. Ausschreibungen und Angebotseinholung

Nach der Identifizierung der potenziellen Lieferanten erfolgt die Ausschreibung. Hier werden RFx-Dokumente (RFI, RFP, RFQ) erstellt, um detaillierte Angebote von den Lieferanten einzuholen. Dieser Schritt ermöglicht es, verschiedene Angebote miteinander zu vergleichen und so die besten Konditionen herauszufiltern.

4. Entscheidungsfindung

Die eingegangenen Angebote werden nun bewertet. Unternehmen prüfen, welche Angebote am besten den festgelegten Kriterien entsprechen und treffen darauf basierend die finale Auswahl des bevorzugten Lieferanten. Eine systemgestützte Entscheidungsfindung, unterstützt durch SAP S/4HANA, verbessert die Transparenz und reduziert menschliche Fehler.

5. Vertragsmanagement und Vertragsunterzeichnung

Mit der Auswahl des Lieferanten beginnt das Vertragsmanagement. Es werden detaillierte Verträge verhandelt, die alle Konditionen, Preise und Liefermodalitäten festlegen. Diese Verträge werden digital verwaltet und in einem zentralen System gespeichert, was die Nachverfolgbarkeit und Compliance sicherstellt.

6. Bestellanforderung und Bestellung

Auf Grundlage der verhandelten Verträge erfolgt die Auslösung einer Bestellanforderung. Diese wird in SAP S/4HANA erfasst und in einen Auftrag umgewandelt, der an den ausgewählten Lieferanten weitergeleitet wird. Diese Bestellung bildet die rechtliche Basis für die weitere Abwicklung der Beschaffung.

7. Wareneingang

Nach Ausführung der Bestellung erfolgt der Wareneingang. Dabei wird geprüft, ob die gelieferten Waren oder Dienstleistungen den vereinbarten Spezifikationen entsprechen. Diese Prüfung ist entscheidend, um spätere Rechnungsdifferenzen zu vermeiden und die Qualitätssicherung zu gewährleisten.

8. Rechnungsprüfung

Der nächste Schritt ist die Rechnungsprüfung. Hier wird die von den Lieferanten eingereichte Rechnung mit den Bestellungen und dem Wareneingang abgeglichen. Jegliche Differenzen werden identifiziert und korrigiert, bevor der Freigabeprozess für die Zahlung erfolgt. Dieser automatisierte Abgleich verbessert die Effizienz und reduziert zeitintensive manuelle Prüfungen.

9. Zahlungsabwicklung

Nach erfolgreicher Rechnungsprüfung erfolgt die Zahlungsabwicklung. Hier wird die freigegebene Rechnung überwiesen. SAP S/4HANA und integrierte Module stellen sicher, dass diese Zahlungen termingerecht und unter Einhaltung aller vertraglichen Vereinbarungen erfolgen.

10. Analyse und Reporting

Abschließend werden die gesamten Prozesse und Transaktionen analysiert. Durch die Nutzung von integrierten Analysewerkzeugen in SAP S/4HANA können Unternehmen ihre Ausgaben, Beschaffungsstrategien und Lieferantenbeziehungen auswerten. Dies ermöglicht fundierte zukünftige Entscheidungen und die kontinuierliche Optimierung des Beschaffungsprozesses.

Integration mit SAP Lösungslandschaft

Die Stärke des Source-to-Pay Prozesses liegt in der ausgeklügelten Integration verschiedener SAP Plattformen, die zusammen ein durchgängiges, datengestütztes System bilden:

SAP S/4HANA

SAP S/4HANA bietet die zentrale Plattform für die Verwaltung und Automatisierung der Beschaffungsprozesse. Es integriert alle Geschäftsprozesse, wodurch Datenflüsse nahtlos von einer Phase zur nächsten übergehen. Das zentrale System gewährleistet zudem die Echtzeitüberwachung und Analyse des gesamten Beschaffungszyklus.

SAP Ariba

SAP Ariba ergänzt den Prozess durch Funktionen für strategisches Sourcing, eSourcing, Lieferantenmanagement und Vertragsverwaltung. Über das SAP Ariba Network können Unternehmen weltweit mit potenziellen Lieferanten in Kontakt treten und so ihre Beschaffungsstrategien global ausrichten.

Weitere SAP Module

Zusätzlich kommen modulübergreifende Erweiterungen wie SAP Fieldglass für das externe Workforce Management und SAP Concur für Reisekostenmanagement ins Spiel, die zusammen die gesamte Ausgabenverwaltung (Spend Management) digitalisieren.

Tabelle: Übersicht der Prozessschritte

Schritt	Beschreibung
Bedarfsermittlung	Erfassung des internen Bedarfs an Waren oder Dienstleistungen.
Lieferantensuche	Identifikation und Bewertung potenzieller Lieferanten mittels digitaler Tools.
Ausschreibung & Angebotseinholung	Erstellung und Versendung von RFx-Dokumenten zur Einholung qualifizierter Angebote.
Entscheidungsfindung	Vergleich und Auswahl des besten Angebots anhand klar definierter Kriterien.
Vertragsmanagement	Vertragsverhandlungen, Abschluss und digitale Verwaltung der Verträge.
Bestellung	Auslösung der Bestellung basierend auf den vereinbarten Konditionen.
Wareneingang	Prüfung der gelieferten Waren auf Übereinstimmung mit der Bestellung.
Rechnungsprüfung	Abgleich von Rechnung, Bestellung und Wareneingang, um Fehler zu identifizieren.
Zahlungsabwicklung	Freigabe und Durchführung der Zahlung an den Lieferanten.
Analyse & Reporting	Überprüfung und Auswertung der gesamten Transaktionen zur kontinuierlichen Prozessoptimierung.

Nutzen von Source-to-Pay mit SAP Sourcing & Procurement

Der systematische Ansatz des Source-to-Pay Prozesses bringt zahlreiche Vorteile für Unternehmen mit sich:

Kostenreduktion

Durch die Automatisierung der Prozesse und die Auswahl der bestmöglichen Lieferanten können Unternehmen signifikante Einsparungen bei den Beschaffungskosten erzielen. Die Transparenz der Prozesse führt zu einem besseren Preis-Leistungs-Verhältnis und einer optimierten Budgetplanung.

Effizienzsteigerung

Die digitale Erfassung aller Prozessschritte reduziert den manuellen Aufwand enorm. Automatisierte Workflows und geprüfte Datenübermittlungen zwischen Einheiten verhindern Doppelarbeiten und minimieren Fehler, wodurch die Gesamtdurchlaufzeit der Beschaffung erheblich verkürzt wird.

Verbesserte Lieferantenbeziehungen

Ein transparenter und integrierter Beschaffungsprozess stärkt die Beziehungen zu den Lieferanten. Vertragliche Transparenz und konsistente Kommunikation schaffen ein vertrauensvolles Umfeld, das langfristige Partnerschaften fördert. Zudem bieten Datenanalysen wertvolle Informationen zur Optimierung zukünftiger Lieferantenstrategien.

Compliance und Risikomanagement

Die zentrale Verwaltung aller Dokumente und Verträge in einem digitalen System stellt sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben und internen Richtlinien eingehalten werden. Zudem ermöglichen fortschrittliche Analysetools eine kontinuierliche Überwachung und Risikobewertung entlang der gesamten Lieferkette.

Integration von Technologie und Innovation

SAP Sourcing & Procurement setzt auch auf modernste Technologien wie künstliche Intelligenz und Big Data. Diese Technologien spielen eine wesentliche Rolle bei:

Automatisierter Datenanalyse zur besseren Bewertung von Lieferanten
Identifikation von Mustern und Trends in der Beschaffung
Optimierung der Verhandlungs- und Entscheidungsprozesse
Echtzeitüberwachung und kontinuierliche Verbesserung der Prozesse

Diese technologischen Fortschritte gewährleisten, dass Unternehmen schnell auf Marktveränderungen reagieren und ihre Strategien dementsprechend anpassen können.